【SBスタッフ事例レポート第22回】
豪雨で講師が乗車した新幹線がストップ！オンラインでピンチを切り抜ける

感染対策に有効とされるオンライン講演ですが、実は天候不良など予期せぬ事態にも効力を発揮します。
本案件はもともと緊急事態宣言明けにリアル開催が決定していました。
開催場所はO市で、講師は東京から会場まで新幹線で移動する予定でした。
ところが、当日、講師の乗った東京発の新幹線が豪雨によるストップ。
いつ出発するかわからないまま、時間を延期するのか、中止するのか、オンラインで開催するのか、決断が迫られます。
講演開始までには4時間ありますが、移動時間に3時間かかるため、もしすぐに発車してもギリギリか又は聴講者を待たせてしまうことになります。
時間との攻防戦、そしてチームプレーで何とか切り抜けられた本案件の様子をレポートいたします。

自治体・医療福祉・公的団体・学校・PTA・教育委員会チーム

オンライン開催を保険として用意

本案件は昨年(2020年)10月頃にA行政団体様より「人権啓発講演を行いたい」ということで当初からスマイリーキクチさんのご指名でご相談がありました。開催日は今年の7月頃にリアル開催がご希望とのこと。今回のテーマが「SNSによる人権侵害」ということもあり、聴講者は一般市民の他に、若い学生が質疑応答に参加する形で計画が進められました。

その頃は、ご周知の通り、新型コロナウイルスの第2波が来ており、先が読めない状況でした。そのため、中止や延期、オンライン講演への切り替えなど、代替プランを考えながら、計画を進めていました。

今年の4月になり、コロナの第4波到来で、O市に緊急事態宣言が発令されました。開催までに後2ヶ月ほど時間はありましたが、もしものことを考え、オンライン開催も視野に入れて計画の練り直しをしました。オンライン開催の場合、Zoomビデオウェビナーのオペレーションとスイッチャー、講師の配信場所の手配と配信サポートに弊社が入るということで合意しました。

とはいえ、主催者様はオンラインはあくまで保険であり、リアルで開催したいというお気持ちがあったようです。6月20日に緊急事態宣言が解除されると、リアルでの開催が正式に決まりました。
会場はすでに中規模ホールが確保されてあり、当日、弊社は無事に講演が終了するのを見届けるだけの存在でした。

開始時刻4時間前に入った一本の電話

当日の朝9時頃、大阪にいる弊社担当者に1本の電話が入りました。電話の主はスマイリーキクチさんのマネージャーさんで、新幹線で通過する場所が豪雨となり、まだ発車していないといったものでした。講演の開始時刻は14時。講師が乗る新幹線が止まっている駅から会場まで移動するのに3時間はかかるため、開始時刻を遅らせるのか、オンラインでやるのか、主催者様との間で決断のタイムリミットを11時と定めました。

本来ならば13時には会場に到着する予定で新幹線をおさえていましたが、10時半になっても新幹線は停止状態。11時ちょっと前にマネージャーさんから、新幹線内で「再開します」というアナウンスがあったという連絡が来ました。運転再開となっても途中でまた大雨が降り、徐行運転となる可能性も否めず、講師がいつ到着するのか読めない状況が続きました。
主催者様の中では「生でスマイリーキクチさんを見たい」という聴講者の皆さんの期待に何とかお応えしたい…というお気持ちもあったようです。それでも、時間が読めない状況で、聴講者の方々をお待たせさせることだけは避けたい…。なかなか判断がつかない状態で、弊社としてもいずれの場合にも対応できるように準備を進めていました。

東京スタッフからの温かいサポート

オンライン開催になった場合、まずは講師の配信会場を手配しなければなりません。幸いにも、弊社には東京事務所にオンライン講演用スタジオがあります。まずはこちらが利用可能か、Zoomのスケジュールをチェックしました。すると、その時間帯にちょうど東京スタジオが空いており、どのスタッフなら対応できるのかを確認することができました。まずは対応できそうな東京スタッフに事の次第を伝えるべく、チームチャットにメッセージを送りました。すると、すぐに「何時以降なら自分が対応できる」といった返事をもらいました。

そのチームチャットには、そのスタッフ以外にも、他の東京スタッフから「自分なら何時から何時までなら対応可能」という複数のメッセージが来ました。
当日は休日で、対応できるスタッフがいるか不安ではありましたが、複数のスタッフからメッセージをもらい、本当に感謝の気持ちでいっぱいになりました。

当日10～11時までのチームのチャットには分ごとに大阪スタッフと東京スタッフのやりとりが記録されています。

「東京スタジオは何時まで空いていますか？」
「運営に当たれるスタッフはいますか？」
「スマイリーキクチさんが途中下車した場合、東京スタジオまでどれくらい時間がかかりますか？」
「今の新幹線の状況を教えてください」
「Zoomの開催URLはだれが設定しますか？」
「リハーサルできる時間はとれますか？」
「会場にはどのようにつなげますか？」

たった1時間の間でしたが、交わされたメッセージは何と100件以上。大阪にいる弊社担当者が中心となり、講師そして主催者様、東京スタッフに状況を伝え、事態の収拾に務めていました。
当日のチャットを見ると、刻一刻と変わっていく状況を読み取ることができます。弊社ではスタッフ全員がオンラインサポートの研修を受けており、オンライン講演の経験値が高いスタッフも多くいます。オンライン講演の準備をするため、東京スタッフが送ってきたメッセージはまさに的確で無駄のないものばかりでした。

東京と大阪スタッフによる見事な連携プレー

タイムリミットの11時になりました。時間が読めない状況で、やはりオンライン開催が確実ということで、主催者様の方でオンラインでの開催を決定されました。

決定されてから、東京スタッフの対応がまさに見事でした。東京スタッフの1人が11時にはZoomルームを立ち上げて、開催URLが大阪にいる弊社担当者と主催者様に共有。講師のスマイリーキクチさんとマネージャーはすぐに下車して、東京事務所に直行いただくように依頼しました。スマイリーキクチさんたちが東京事務所に到着される前に別の東京スタッフが来社してスタジオのセッティングをしていました。
12時30分頃にスマイリーキクチさんが東京スタジオに到着。運営には、2人のスタッフが立ち合うことになり、機材のチェックや接続テストを行いました。

会場では、パワーポイント資料用の投影スクリーンが用意されてあったため、それを使って東京にいる講師の姿を映し出すことになりました。会場の様子が見えるように、PCのカメラを会場に向けて設置。東京の運営スタッフが、東京スタジオと会場を結び、動作チェックや段取りの確認、そしてリハーサルを行いました。
主催者様からは「こんな状況であれほどの連携がとれるとは…本当に驚きと感謝でいっぱいです」とのお言葉をいただいたくらい、素晴らしいチームプレーでした。

もし東京スタッフがいなかったら、あれほどうまくオンライン配信に切り替えることはできなかったでしょう。東京スタッフには感謝しかありません。

▲当日の配信の様子

突然の天候不良もオンラインなら対応可能

これまで弊社では、オンライン講演はあくまで感染対策が目的であるという考えで開催していました。ところが、今回の経験で、突然の天候不良で講師がその場所に移動できない場合も開催を実現させる手段であることに気がつきました。
もちろん、そこにはスタッフによる連携も必要です。もし1人のスタッフだけであれば、咄嗟にオンラインへと切り替えて、配信準備を行い、運営するまでのサポートはできなかったでしょう。本案件は、複数のスタッフがおり、さらに協力体制をすぐさま整えられる関係性があってからこその成功例と言えます。

弊社は大阪と東京に事務所があり、それぞれにスタッフがいます。距離はあっても、チャットやビデオ電話で連絡を取り合い、毎日、東京と大阪をつないで朝礼と終礼を行い、連携を深めています。距離を越えて関係性が築けるのもオンラインの魅力ですが、それを弊社は組織全体で体現しています。たくさんのスタッフがいて、それぞれに思いやり、連携がとれているのも弊社の魅力であると考えています。

今後も、引き続き、お客様のお悩みやピンチもチームが一丸となって解決していく所存です。オンライン講演について疑問がありましたら、お気軽に弊社スタッフまでお問合せいただけましたら幸いです。

無料相談フォーム

あわせて読みたい

【SBスタッフ事例レポート第35回】
失敗は成功の基　「改善」を続ける弊社のサービス

私はシステムブレーンに入って28年たちますが、リピーターの主催…

【SBスタッフ事例レポート第10回】
Zoomビデオウェビナーで参加意識を高める秘訣

Zoomには、web会議用で双方型コミュニケーションに特化した…

【SBスタッフ事例レポート第17回】
全国から参加できたオンラインレクリエーション

オンライン講演を弊社で実施するようになってから、もうすぐ1年が…

オンライン講演お役立ち記事

【Zoomウェビナー上級編】オンライン講演開始前にスライドやBGMを流す方法

オンライン講演が始まる前には、必ず待機時間があります。 参加者…

Microsoft Teamsライブイベントでオンライン講演を開催する方法

Microsoft Teamsでは、一般的なWeb会議機能のほ…

まん延防止等重点措置下で講演・セミナー・研修は開催できる？ ～その判断基準と実施時の感染対策、中止時の対応について～

オミクロン株の増加により、一部の地域でまん延防止等重点措置が出…