講演会・研修 成功のポイント
講演会・研修を成功させるためには、企画段階でしっかりと目標を定め、講師を選び、また会場と講師のスケジュールが合わないことや当日の天候不良等さまざまなパターンを想定して準備しておく必要があります。ここでは、講演会・研修を成功させるためのポイントを4つに分けて紹介します。
目標設定する際は主催者、対象者側で成果を分けて考える
講演会・研修は、以下のような流れで実施します。
講演の計画を立てる際に見落とされがちなのが、『目標とする成果は何か』ということ。ここが合意できていなければ満足のいく結果は得られません。
主催する組織や対象者によって目標・目的は異なりますが、目標を考える上で「主催者側の成果」と「対象者側の成果」を区分して考えるとよいでしょう。
例えば、A商社が講演を企画する場合、
- 主催団体としての成果
来場してほしい対象者（商品発注の起案者、発注の許可者、関係する組織の部門長等）が来場することや、後日営業のためのリスト収集等がその目標となります。 - 対象者の成果
受講者・聴講者が、「学び・気づきがあった」「楽しかった」「すぐに実行したい」等の感想・評価を得ることが目標となります。
上記のように、主催側、対象者側の立場からの成果を区分して箇条書きに書いてみるとよいでしょう。成果を明確にすることで、開催時に的確な目標・目的を設定することができます。
※さらに詳しく知りたい方は以下を参照
『講演会とは？目的や開催のメリット、企画の流れを講演会マスターが詳説!』
日程・方法・会場等は2～3パターンほど用意しておく
会場の空室状況や講師のスケジュールが合わないことや台風などのもしもの対応等も考えなければならないため、日付、開催方法、会場については第1候補だけでなく、第2、第3候補(パターン)も考えておくとよいでしょう。
〇開催日時：：来賓等の出席者の事前スケジュール調整、会場手配、参加者への周知期間等に影響します。会場や講師のスケジュール確認がまだの場合、大まかな日程を2～3候補選んでおきます。
〇開催場所：開催方法には、① 集合型(リアル)、➁オンライン、③ハイブリット(リアル＋オンライン)の3パターンがあります。
オンラインはコロナ禍で一気に普及した方法ですが、自然災害や感染症に左右されることなく安定して開催ができ、聴講者や講師が遠方から参加できるというメリットがあります。
最近では、もともとリアル開催で進めていた案件も、台風や大雨等の自然災害の発生などで急遽オンラインに切り替えるところも増えてきています。
もしものときに備えて、2パターンの方法を考えておくことをおすすめします。
〇開催・配信場所：リアル開催の場合は、会場への交通の利便性や収容人数、設備等の諸条件を考慮します。オンライン配信の場合は、配信会場の設備、インターネット接続の安定性、配信実績等を考慮して選びます。
講師候補は複数選び、優先順位は講演実績を重視
ここまでを明確に定めた上で、具体的な講師候補をリストアップします。
実際に講師と相談した際には、
- 日程が合わない
- 希望する内容が合わない
- 金額等の条件が合わない
等が生じます。
こうした後のプロセスを想定して、あらかじめ複数の講師候補を挙げて情報収集し、優先順位を決めておく必要があります。
また、特に集客を目的とした社外講演会等では、講師の著名度が重視されますが、せっかく著名な講師を呼んでも思ったほど成果が得られなかったというケースもよく聞きます。講演依頼の優先度を決める場合には、著名度＝講演パフォーマンスではないことを念頭に置いて、ネームバリューよりも講演実績や聴講者の評判・評価を重視するとよいでしょう。
講師への依頼は明確かつ慎重に
リストアップした講師候補にスケジュールの問い合わせをします。
問い合わせる際は、「目標とする成果」と日程・会場・方法・講演料等の「条件」を明確に示して理解していただくことが大切です。
講師によって、講演・研修に対するスタンスはさまざまです。
「正式依頼でないと相談に応じてくれない」方もいれば、「仮押さえも可能」な方もいます。
複数の講師に並行して相談する場合、優先順位が曖昧では双方ともに混乱してしまいます。
また、同じ講師に複数ルートから相談すると、講師側が不信感を持ち、日程などが大丈夫でも断られてしまう場合もあります。
講師への相談は、明確な優先順位と繊細な配慮が不可欠です。
講師と合意し、正式依頼となった際には、今回のご依頼内容・条件を明文化して、ご依頼状として講師へ届け、決定後は企画書も提出します。
また、会場までの切符手配・宿泊手配が必要になる場合も多いです。
講演会の準備で最も慎重を期さないといけない箇所が講師選びと依頼です。
その点、弊社では、21万件以上の講演実績をデータベース化し、インターネット上でなかなか見つけることのできない講師評価や評判も収集・保存しています。その上で、経験豊富な専門コンサルタントが、会の目的や成果、テーマ、予算に合わせて適切な講師をピックアップして、ご紹介。講師のスケジュール調整から、講演内容やレジュメの調整、講師切符・宿泊の手配、開催時のアシスト(オプション)まで行っています。
業務外の講師への取次は対応しておりません。