初めてのオンライン講演で、うまく運営できるかと不安に思っている主催者の方もいらっしゃるのではないしょうか？ しかし、事前にあるポイントをさえて実施すれば、その不安も解消できます。本記事では、成功に導くための10のコツを伝授します。
■目次
- コツ① 配信ツールを選ぶ際は、シーンを想定し、機能と使いやすさで選ぶ
- コツ➁ ホスト役、講師補佐役、聴講者サポート役を付ける
- コツ③ 資料を共有する際は全画面表示、講師はサムネイル表示で
- コツ④ 聴講者には事前にツールの使用方法についての解説シートを送付する
- コツ➄ 聴講者の反応を見ながら、講演途中に適宜、休憩・質疑応答の時間を設ける
- コツ⑥ 通信速度を安定させるため、必要な環境を整えておく
- コツ➆ 動画や音声の品質を保持させるための専門機材を用意する
- コツ⑧ 事前にリハーサルをしておく
- コツ➈ 録画配信する場合は、事前に講師の許可を得ておく
- コツ➉ 事前・事後にアンケートを開催し、質疑応答や事前開催に役立てる
- コツ① 配信ツールを選ぶ際は、シーンを想定し、機能と使いやすさで選ぶ
- コツ➁ ホスト役、講師補佐役、聴講者サポート役を付ける
- コツ③ 資料を共有する際は全画面表示、講師はサムネイル表示で
- コツ④ 聴講者には事前にツールの使用方法についての操作マニュアルを送付する
- コツ➄ 聴講者の反応を見ながら、講演途中に適宜、休憩・質疑応答の時間を設ける
- コツ⑥ 通信速度を安定させるため、必要な環境を整えておく
- コツ➆ 動画や音声の品質を保持させるための専門機材を用意する
- コツ⑧ 事前にリハーサルをしておく
- コツ➈ 録画配信する場合は、事前に講師の許可を得ておく
- コツ➉ 事前・事後にアンケートを開催し、質疑応答や事前開催に役立てる
コツ① 配信ツールを選ぶ際は、シーンを想定し、機能と使いやすさで選ぶ
まずは配信ツールにおいて、どのツールを選択するかが重要です。
現在多くのツールがありますが、各社それぞれ特徴があります。
例えば、1,000人以上の大勢の聴講者に対してオンライン講演を行う場合は、Jストリーム、Zoomビデオウェビナー、V-cubeセミナーなどがおすすめです。
上記ほどの大人数はなく100人程度の中規模で、価格をなるべくリーズナブルに抑えたいという場合は、GigaCast、ネクプロ。年中通してオンライン講演を頻繁に行う予定があるならば、AdobeConnectやGigaCastと用途に合ったツールを選択しましょう。
コツ➁ ホスト役、講師補佐役、聴講者サポート役を付ける
通常(リアル)講演にサポートスタッフがいるように、オンライン講演においてもサポートスタッフがいると円滑な進行ができます。可能であれば以下のような３名のスタッフを設けることで、講師も講演に集中することができできます。
①講師や聴講者マイクの切り替え、ミュートを設定する音声管理など参加者の管理を行うホスト役
➁カメラ操作や、聴講者からのチャットに対応する講師の補佐役
③途中で操作がわからなくなってしまった聴講者をチャットでサポートする聴講者サポート役。
裏方のスタッフとして最低3人体制で臨むことができれば、運営側としてもかなり安心して進行することが可能です。
コツ③ 資料を共有する際は全画面表示、講師はサムネイル表示で
資料のスライドを表示させる際は全画面表示し、講師の顔はサムネイル表示させるとよいでしょう。
また、資料スライドを作成する際は、なるべく文字量を少なくして図表を多用したり、表示する文字の大きさは24pt以上にしたりするなど、視認性の高める工夫をするのもおすすめです。
コツ④ 聴講者には事前にツールの使用方法についての操作マニュアルを送付する
初めてオンライン講演に参加する聴講者がいることも想定し、事前に、参加の仕方やチャットの仕方、挙手の方法、マイクのオン/オフ・ミュートの設定方法、アンケートへの参加方法など、講演で使用するツールの使い方をわかりやすく解説した操作マニュアルを作成し、聴講者に配布するとよいでしょう。また、講演前に聴講者に簡単な操作方法のレクチャーを行うと、スムーズに講演を進められます。
コツ➄ 聴講者の反応を見ながら、講演途中に適宜、休憩・質疑応答の時間を設ける
リアル開催に比べて、オンラインで画面を見続ける場合、人の集中力は持続しづらいものです。講師が話す時間は20～30分に分けるようにし、適度に休憩などをはさむとよいでしょう。また講師が話す間は、間を入れない方が、聴講者の集中を割ることなく進行できます。
オンライン講演では聴講者の反応がわかりづらいため、質疑応答などを適宜入れ、聴講者の理解度を確認しながら進めることも大切です。その際は、聴講者がチャットで質問したり、回答したりする間に、通信速度によってタイムラグが発生する場合もあるため、その時間を考慮し、適切な間を置きながら進めることもポイントです。
コツ⑥ 通信速度を安定させるため、必要な環境を整えておく
オンラインでは途中で双方の通信が途切れたり、速度が遅くなったりする可能性があるため、通信速度を安定させる環境を事前に整えておく必要があります。
講師やホスト役である主催者のPCは無線LANより有線LANの方がより安定した通信速度を得ることができます。また、通常使用しているインターネットに加え、代替でポケットWi-Fiを準備しておくと、当日、通信が途絶えるなどのトラブルが発生した時にとっさの対応ができます。
コツ➆ 動画や音声の品質を保持させるための専門機材を用意する
講師を映し出すカメラやマイクは、PCのものを利用してもよいですが、さらに聞き取りやすさや画像の鮮明度をアップさせるためにもマイクやwebカメラを用意するとよいです。また講師の顔を明るく映し出すためのリングライトやLEDライトを使用するのもおすすめです。マイクは無線より有線の方が通信の品質を保持できます。
主催者が運営に使用するPCは、資料の共有や配信を同時に行うため、スペックの高いものを選ぶようにしましょう。
講師の背景をバーチャル背景にしたり、スライドの資料と講師を合成させたりする場合は、クロマキー合成に適したグリーンバック(緑色の背景紙、背景布)を使うとより便利です。
コツ⑧ 事前にリハーサルをしておく
オンライン講演では、事前にどのように聴講者から見えているか、講師の音声はどのように届いているか、スタッフ全員が操作方法を十分に理解しているかを確認する上でも、リハーサルは重要です。リハーサルは、講師とホスト役の主催者、聴講者役のスタッフによって行います。
カメラのアングルや音声の調整、PCの操作方法を皆で確認しあいながら進めていきます。その際の模様を録画し、後からスタッフ全員で見直すことも大事です。修正や補足した方がよいところを、プログラムに書き込んでいき、できれば2回目のリハーサルを実施して、改善していくとよいでしょう。
コツ➈ 録画配信する場合は、事前に講師の許可を得ておく
オンライン講演には、講演を録画し、後からオンデマンドで配信する方法もあります。その際に気を付けたいのが、講師の著作権です。講演やセミナー、スピーチも「著作物」となるため、講師に著作権が発生します。そのため、オンデマンド配信を希望する際は、事前に講師に録画や公開の可否を聞き、公開する場合、公開する期間や視聴できる人の制限などの条件を講師とすり合わせておくことも重要です。
過去に、登壇者に無断で配信したことにより、非営利目的であったにもかかわらず、主催者側に損害賠償が請求されたという事例もあります。「講演も著作物」という考えで、講演の録画や公開は慎重に行うようにしましょう。
コツ➉ 事前・事後にアンケートを開催し、質疑応答や事前開催に役立てる
ライブ配信ツールにはアンケート機能というものがついています。その機能を使って、事前に聴講者がどのようなことを知りたいのかを調べ、講演内容や質疑応答に反映できます。
また、事後アンケートを実施することで、講演内容について聴講者にどれだけの理解度が得られたかや満足度なども調べることができ、次回の開催に役立てられます。
以上の10のコツを抑えつつ、オンライン講演をぜひ有意義なものにしてください。まだまだ開催が不安という方のために、弊社では無料相談を行っております。お気軽に、問合せフォームよりお問合せください。
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