毎年、6～7月頃に開催されている安全大会。
通常ですと、開催日2ヶ月前までにお問合せをいただくパターンが多いのですが、昨年(2020年)はコロナ禍の影響で主催者様側が開催の目途を立てられず、イレギュラーな対応を迫られることもありました。
今回の案件も、その一つです。
本案件は、昨年10月上旬にお問合せいただき、11月頭には開催するという、タイトなスケジュールでの実施となりました。1ヶ月ほどの準備期間にも関わらず、結果的にはお客様からも満足いただき、成功した事例となります。
本案件の実際のスケジュールと成功のポイントをお伝えします。
建設業・製造業・情報通信業 担当 仲栄真 玲
講演テーマ: 働き方改革に中小企業はどう向き合うか
講師 : 中野 雅至 氏
主催者 : S施工会社 様
開催日時 : 2020年11月上旬
講演時間 : 1時間
聴講者人数: 15人
使用ツール: Google meet
講演タイプ: C. 講師から個別視聴者へ生配信
準備期間は1ヶ月！短期スケジュール
本案件のお問合せがあったのは昨年(2021年)10月上旬。主催者様は工場やビルなどを施工しているS施行会社様で、「講師に中野雅至さんを迎えて、11月頭に協力会社向けにオンラインで安全大会を行いたい」とご連絡をいただきました。
カレンダーをみると、準備期間は1ヶ月あまり。通常ですと安全大会は2～3ヶ月程度の準備期間がありますが、本案件はその半分以下の期間となります。あれこれと考えている暇もなかったので、すぐに講師の手配にかかりました。
講師の中野さんは、旧労働省にいて「働き方改革」に携われた方で、毎日放送「ミント！」や読売テレビ「あさパラ！」などでコメンテーターとして出演している人気講師です。主催者様は以前中野さんの講演を聴いて感銘されたということで、直々の使命となりました。
とはいえ、中野さんは人気講師ですので、この短期間ですぐにスケジュールを確保できるかが心配でした。お問合せ直後に中野さんにスケジュールを確認したところ、幸いなことにすぐに了承をいただけました。
ひとまず一番の心配ごとであった講師の手配も無事に終わり、準備期間は残すところ3週間ほどとなりました。その時点で、準備しなければならないことをリストにあげてみました。
| 期間 | 手配の内容 |
|---|---|
| 3週間前 | ・配信ツールと講演内容の決定 ・講師の収録先の決定 ・配信ツールの機能の決定 ・講師に共有資料の作成依頼 ・タイムスケジュールの確認、作成・運営サポート、台本など必要なサポートプランの聴き取り |
| 2週間前 | ・講師プロフィール、台本の作成、主催者様へ送付 ・講師からいただいた共有資料を主催者様に共有 |
| 1週間前 | ・三者リハーサル |
オンラインとリアル開催の大きな違いは、会場手配が必要ないこと。会場探しは、安全大会を開催する上で一番時間を要する工程といえます。今回は、それがないために、1ヶ月という短期間でも準備することができました。
短い準備期間で一番気を付けなければならないことは、手配ミスです。何かを聞き洩らしたことにより、それが大きなトラブルになる可能性もあります。そのため、一つ一つ細かいところまで主催者様に確認をしながら、手配を進めました。
配信ツール・機能と講演内容の決定
オンライン講演で初めてのお客様の場合、配信ツールの選択で迷う場合があります。何の選択肢もない場合、世界中で利用者も多い「Zoom」をおすすめしています。
しかし、本案件については、「普段使用しているGoogle meetで」との指定がありました。とはいうものの、今回の主催者様も安全大会をオンラインで開催することは初ということもあり、当日の運営をサポートさせていただくことになりました。
配信ツールの決定に次いで、大切なのが「どの機能を使い、だれが操作を行うのか」です。機能を決めるにあたり、以下のことをお聞きしました。
- 開催設定やホストは誰が行うのか
- 司会進行は誰が行うのか
- 画面共有する資料は必要か、操作は誰が行うのか
- 参加者のカメラやマイクはオン/オフどちらにするのか
- 入室管理はどうするのか
- 質疑応答は必要か？チャット、直接質問などどのような形態で行うのか
- ブレイクアウトセッションは必要か など
Google meetの開催設定や当日のホスト、入室管理、司会進行は主催者様が行い、弊社は立ち合いに入り、タイムスケジュールの管理、台本作成を担当することになりました。
講師から共有資料があるということをお聞きしていたので画面共有操作は講師に行っていただくようにお願しました。入室管理やブレイクアウトセッションは今回不要、参加者はカメラ・マイクをオフにして入室、質問時にマイクをオンにするという話になりました。
講演内容については、講師の中野さんの専門分野である「働き方改革」にちなみ、「働き方改革と若者の人材定着（人材育成）」というテーマに決まりました。建設業界では若手社員の離職率の高さが問題となっています。建設業界では一人前になるのに時間を要するため、若者の定着を促す方策が急務となっています。そこで、どのように中小企業が働き方改革を取り組めば若者が定着できるのか、具体的な取り組み方について講演していただきたい、とのことでした。
主催者様のご希望内容が決まると、すぐに講師に内容を相談します。それによって講師がスライド資料を作成します。スライド資料の作成には通常2～3週間程度要しますが、今回は時間がなかったため1週間程度で作成していただきました。講師からいただいた資料を主催者様に共有いたしましたところ、「問題ない」との返答をいただき、修正なしでそのまま使用することになりました。
1週間前のリハーサル
開催日1週間前のリハーサルは最終確認のための重要なプロセスです。こちらもいつもより念入りにさせていただきました。
今回、講師は神戸にあるご自身の事務所から参加。講師と東京都の主催者様、弊社の東京本部をオンラインでつなぎ、まずは主催者様に講師をご紹介し、顔合わせを行いました。その後、音声チェックのあとに、講師が画面共有を操作して、ちゃんと共有できるかを確認しました。
また、当日、タイムロスが起こらないようにスケジュールも再度確認し合いました。どのタイミングで講師にお入りいただき、ビューを切り替えるのか、またいつごろ資料の画面共有をするのか、またどのように最後をしめるのか、一通りの流れをリハーサルしました。そうすることで、三者皆が同じ認識で会を進めることができ、操作ミスや時間管理ミスなどのトラブルを防ぐことができます。主催者様からも「リハーサルを行ったからこそ、当日不安がなく進行できることができた」と嬉しいお言葉をいただきました。
若者との距離感を縮められた講演内容
今回の参加者は中高年層のトップの方々です。中高年層の方々の中には、若者について漠然とした苦手意識をお持ちで、「理解しあえない」と自分から距離をとってしまう方も多いと聞きます。そういった方々に向けて、講師の中野さんは、まず現在の若者の実態について、具体的なデータをもとに解説しました。
例えば、新入社員が4月に「初任給」の次に検索するキーワードの4位が「初任給 親」であったり、今の若者は気に入ったお店や人に投資するなど応援したいものにお金を払う「応援経済」への興味が高かったりと、実は「他人に無関心」と思われがちな現代の若者も、人に対しての興味や優しさがあり、「義理や礼儀を重んじる」中高年層の考え方と変わらないことがわかりました。
その上で、中野さんは、若者が仕事や上司に何を求めているのか、会社を辞めたいと思うときにどのようなサポートが必要なのか、具体的な事例を用いて詳説してくださいました。
実施後、主催者様から以下のようなご感想をいただきました。
「具体的なデータや事例を用いて説明していただけたおかげで、私たちが何気に抱いていた若者への偏見に気づき、今後どのように職場を改善していくのか考えることができました。大変勉強になりました。ありがとうございました。」
短期間で準備できるのもオンライン講演の魅力
オンライン講演には、接触を避けて開催できることや、参加者や講師が場所や時間の制約を受けずに参加できるなどさまざまなメリットがありますが、個人的には短時間で準備できる部分もオンライン講演の魅力だと思っています。講師のスケジュールさえあえば、1～2週間でのスピード開催も可能であり、過去にもそういった事例がありました。
また、リアル開催では、場所や機材の手配、当日の準備が必要となり、場所探しや当日の運営スタッフの確保など主催者様のご負担も大きいと思います。オンラインではそれが不要となり、人件費や手間も軽減されるため、「オンラインの方がやりやすかった」という主催者様もいらっしゃるほどです。
とはいうものの、安全大会には親睦目的という側面があるため、やはりオンラインより実際に会って開催した方がよいという主催者様もいらっしゃいます。規模を縮小してリアルとオンラインを併用開催したり、リアル開催で進めておき、緊急事態宣言などリアル開催が難しくなったときはオンラインに切り替えるなど、「オンライン」を代替的な方法として活用することもできます。
新型コロナウイルスの第4波が懸念されている昨今、安全大会を開催したくても、なかなか開催に踏み切れないといった主催者様も多いかと思います。また今後は、本案件のように、コロナ禍が収まった頃に急に開催日が決まるというパターンも予想されます。弊社ではお客様のご要望に添えるよう、さまざまな代替プランを用意しておりますので、まずはお気軽にお問合せ頂ければ幸いです。
【この記事を書いたスタッフ】
仲栄真 玲 なかえま れい
東京都出身。最近の趣味は、温泉（スーパー銭湯含む）巡り、映画鑑賞、博物館巡り。好きな映画をあげるときりがないのですが、『ライフ・イズ・ビューティフル』と『きっと、うまくいく』は、心を大きく揺さぶられる大好きな作品です。このお仕事をさせて頂いて、たくさんの方々に出会い、まさにこの映画のタイトルのような想いを日々感じています。
いい日いい出会いをプロデュースする為には、まずはお客様を理解すること！主催者様が講演会に求めている成果はそれぞれ違います。まずはじっくりとお客様のお話しを聞かせていただき、ご満足頂ける出会いをプロデュースいたします。
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