講演・セミナー開催後、講演いただいた講師の方や参加していただいた参加者の方へ、お礼状やお礼メールを作成することがあります。
初めて講演・セミナーを担当する場合、お礼状の書き方がわからないということもあるでしょう。
そこで、今回はお礼状・メールの書き方や出すタイミング、便利なテンプレートをご紹介します。
■目次
講演のお礼状の書き方ポイント
まずは、講演のお礼状の書き方について、メールで書く場合と書状で書く場合をそれぞれ見ていきましょう。
①メールで書く時のポイント
近年ではビジネスメールも一般化してきたことがあり、メールでお礼状を書くのも必ずしも失礼ではありません。すぐに感謝の気持ちを伝えられるお礼メールは便利なツールです。
お礼メールを書くときは、以下のポイントに注意しましょう。
- 件名はわかりやすく、簡潔に
- 「取り急ぎ」は使わない
- 具体的な感想を述べる（講師への場合）
- 今後につながるように締めくくる
ビジネスメールの場合、内容によっては「取り急ぎお礼まで」と締めくくるケースがあります。これは文字通り急いでお礼をしました、という意味になり、相手によっては「急いでお礼をするなんて失礼だ」と感じてしまうことがあります。だからといって長々と書く必要はありません。多忙な講師もいらっしゃるので、１～2分で読める文字量（500文字以内を目安に）で、自分が感じた感想や得られた知見を具体的にかつ簡潔に述べるようにしましょう。
➁書状作成時のポイント
より丁寧で格式を重んじる場合、書状(封書・葉書)で出すのもおすすめです。特に、普段はあまりメールを使わないご年配の方であれば、書状の方が心に残るでしょう。なお、メールと違い多少手間がかかりますが、間を置かず早めに出すのが望ましいです。
お礼を書状でお送りする場合、以下のポイントに注意しましょう。
- 便箋は縦書き白無地、葉書の場合は時節絵柄入り
- 筆記用具はボールペン、もしくは万年筆
- 頭語と結語を忘れずに入れる（「拝啓」「敬具」など）
- 時候のあいさつを入れる
書状の場合、それを書く便箋や葉書、筆記用具も重要なポイントです。また、講師へは参加者や主催者の感想、学んだことをこれからどう活かしていくのかといった感想も忘れずに伝えましょう。
セミナーのお礼状はいつ頃出すのがよいのか
セミナーのお礼状は、メールなら当日もしくは翌日、手紙なら1週間以内には送付しましょう。できるだけ時間を空けず、早めに送るのがポイントです。
もし遅れてしまった場合は、遅くなったお詫びも書き添えて送ると印象が良くなるでしょう。気持ちを伝え、受け取った相手に「講演して良かった」「参加して良かった」と思わせることが重要です。
お礼状に入れる内容
お礼状には、以下の内容を含めます。
①件名(メールで送る場合のみ)…「〇〇講演のお礼」「〇〇セミナーへのご参加ありがとうございました」など、一目見て内容がお礼というのがわかるようにします。
➁相手の名前…敬称 所属団体名や役職も含めるとより丁寧です。
③時候のあいさつ…「陽春の候、ますますご清栄のことと慶び申し上げます」「平素よりお世話になっております」など。
④登壇または参加のお礼…お礼文には一目でどの会合であったかがわかるように、会合名を入れます。また、講師や参加者はわざわざ時間を割いて参加していただいているため、「お忙しい中」「ご多忙仲中のところ」などクッション言葉を入れるようにします。
例: この度は、ご多忙中のところ、弊社主催の「第12回 〇〇セミナー」においてご登壇(参加)いただき、ありがとうございました。
➄参加者の反応や担当者自身の感想…具体的な内容であればあるほど、相手にお礼の気持ちが伝わりやすくなります。聴講後の参加者の反響だけではなく、担当者ご自身の感想もいれることで、心のある文章となります。
⑥末文…今後に続けるための末文を入れます。
例: (講師向け)引き続き、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
(参加者向け)〇〇セミナーは引き続き開催していく予定ですので、次回のご参加もお待ちしております。など
➆担当者自身の会社(団体)名・部署名・担当者名
相手別お礼状テンプレート
では、実際に講師と参加者それぞれに送るお礼状（メール）のテンプレートをご紹介します。ぜひ、お礼状を送付する際の参考にしてください。
①講師へのお礼状
講師へのお礼状では、具体的な感想や参加者の声も盛り込むと良いでしょう。
件名：○○セミナー講師のお礼
○○大学
△△学部 ○○先生いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の△△です。本日はご多忙の中、弊社の『○○セミナー』でご登壇いただき、誠にありがとうございました。
おかげさまで、予定していた人数を上回る多くの方々にご参加いただくことができました。
特に、□□というお話には私自身深く感銘を受け、今後の業務に活かしていきたいと強く思いました。セミナーの感想や評価も高く、
「また○○先生のセミナーを受講したい」という声が多数届いております。
〇〇様にご登壇いただけましたこと、心より感謝いたします。今後もこのようなセミナーを定期的に開催する予定でございますので、ぜひ、引き続きご指導・ご助力のほど、よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、○○様のご支援とご協力に感謝申し上げ、お礼の言葉とさせていただきます。
〇〇会社
企画課 山田太郎
②参加者へのお礼状
セミナー参加者へのお礼状では、営業につながるような内容を盛り込むと良いでしょう。
件名：○○セミナーご参加のお礼
(参加者名)〇〇様
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
本日はご多忙の中、弊社主催の「○○セミナー」にご参加いただき、誠にありがとうございました。
今回のセミナーでは、「〇〇への最新の情報を知ることができた」「〇〇問題に対処するためのヒントがわかった」など多くの反響をいただきました。
今回のセミナー内容が皆さまのご活躍の一助となれば幸甚です。なお、本セミナーで使った資料つきましては、お送りすることもできます。また、本セミナーの内容でご不明な点がありましたらお電話やメールで回答することもできますので、お気軽にご相談ください。
今後もこうしたセミナーを定期的に開催していく予定です。またのご参加を企画部一同お待ちしております。
末筆ながら、今後ますますのご活躍をお祈りいたしまして、お礼の言葉とさせていただきます。〇〇会社
企画課 山田太郎
お礼状作成の注意点
お礼状を作成するときは、以下のポイントに注意しましょう。
- 素直な気持ちをストレートに綴る
- 具体的なエピソードを入れる
- 送るタイミングはなるべく早く
- お礼のついでに他の用件を書かない
お礼状はついつい形式にとらわれがちですが、本来は感謝や喜びの気持ちを素直に伝えるものです。テンプレートを使うことは悪いことではありませんが、相手との関係性を鑑みながら、お礼状の温度感も変えていくと良いでしょう。
メールで出す場合も手紙で出す場合も、スピード感やセミナーに関する具体的なエピソードを盛り込むことで、ぐっとあたたかみのあるお礼状になります。本記事を参考にして、送った相手に喜ばれ、かつその後のビジネスにつながるお礼状を作成してみてはいかがでしょうか。
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