研修スケジュールはテンプレートで簡単作成～立て方、ポイントや注意点も解説

研修を行う場合、業務との兼ね合いも考えて綿密にスケジュールを組み立てる必要があります。研修スケジュールは内容や企業によってさまざまですが、スケジュールを組み立てる手順は概ね同じです。
今回は研修スケジュールの立て方やテンプレート、立てる際の注意点についてご紹介します。

研修スケジュールを立てる目的

研修と一口に言っても、新人研修からフォローアップ研修、キャリアアップ研修、管理職研修などその種類はさまざまです。しかし、いずれの場合でも研修を行う最も基本の目的は人材育成であり、会社の経営戦略を実現することです。そのためには、会社の理念に則った経営戦略に沿って、一連の研修スケジュールを立てる必要があります。

このとき、会社のニーズを押しつけるだけでなく、社員の個性や世代別の特性などを考慮した上で行わないと、期待した成果が得られない可能性もあります。まず、研修でどういった成果を得たいのかというゴールを設定しましょう。どのような能力を持ち、どのような行動ができる人材に成長してほしいのか、が研修のゴールです。

ゴールを設定したら、社員のプロフィール確認や現場へのヒアリングを含めた現状把握に努め、現状とゴールを比較して何が足りないのかを考えましょう。研修が終わったら、その効果を測定したり、評価したりする方法もピックアップしておく必要があります。

研修計画の前に、研修に必要な項目を洗い出す

研修の大枠である目的、すなわちゴールが決まったら、具体的に研修計画を練り始める前に、まずは研修に必要な項目を洗い出していきましょう。

経営層、社員からのヒアリング

初めに経営層や管理職社員にヒアリングし、人材育成方針を明確にしましょう。どのような人材が欲しいのかという方向性が定まったら、具体的に身につけさせたいスキルや知識を決定します。特に、受講者が所属しているまたは配属予定の部署の上司は、現場の最前線で、現状どんな課題があり、その課題解決のためどんな知識やスキルが必要なのか知り得ているため、しっかりとヒアリングする必要があります。

これらのヒアリングが不十分だと、会社が求める人材や現場で求められるスキルと研修内容にギャップが生じ、コストの割に成果が得られないという結果になってしまいかねません。ヒアリングを行う際は、経営層や管理職社員と研修担当者の認識の齟齬が起こらないように注意しましょう。

受講者へのヒアリング

研修の受講者へのヒアリングは、現状把握が目的です。パソコンスキルや語学スキルなど、研修内容に沿って、事前課題やアンケートを行い、その結果をもとに、受講者のレベルに合わせた研修スケジュールを設定します。

他社の成功事例を参考にする

他社で成功した事例を参考にして、自社にも取り入れたいアイデアを研修スケジュールに組み込むことも有効です。
例えば、近年注目されているカリキュラムの一つに「ダイアログ・イン・ザ・ダーク」というグループワークがあります。これは、受講生をチーム分けし、明かりが全くない暗闇の中でチームメンバーが共同作業を行うというものです。視覚情報がシャットアウトされるため、通常の明るい状態よりもチームメンバーの間にコミュニケーションが増え、助け合いの精神が生まれやすいとされています。コミュニケーションやチームビルディングに有効な方法とされています。

研修スケジュールにはExcelテンプレートを活用

実際に研修スケジュールを作成するときは、Excelのテンプレートを活用するのがおすすめです。特に、Microsoft Officeの公式サイトから無料でダウンロード可能な「ガントチャート」というフォーマットを使えば、研修の項目とそれをいつ行うか、を段階順に見やすく作成できます。研修スケジュールを誰もが使い慣れたExcelで作っておけば、次年度や他の研修計画にも流用することができます。

研修スケジュール・計画の立て方

では、実際に研修スケジュール・計画を立てる方法を、5つのステップに分けて見ていきましょう。

①研修の予算を確定

まず初めに、研修に充てられる予算を確定しましょう。社内で研修を行う場合でも、人件費や資料などのコストがかからないわけではありません。予算がはっきりしないまま研修スケジュールを立て始めてしまうと、実施すべき研修が予算不足でできなくなったり、研修の目的が達成できなくなったりしてしまいます。

前年度の予算も必ず参考にしましょう。無駄はなかったか、予算を増やしてさらにスキルアップを図るべきか、など、適切な予算だったかの見直しも含みます。

②研修の目的・目標、カリキュラムの策定

予算が確定したら、事前に設定した研修のゴールや各種ヒアリングを反映しながらカリキュラムを決め、目的や目標を設定します。研修の目標・目的は合格基準や期限を明確にし、「いつまでに、何を、どのくらい」できるようになるか、と具体的に設定しましょう。

例えば「入社後3ヶ月までに、PowerPointを使ったプレゼンテーションができるようになる」という目標を設定したとします。そこからスキル・知識のレベルまで細分化し、必要なカリキュラムを選びましょう。この例で言えば、「ビジネストーキング」「プレゼンテーション」「パソコンスキル」が必要です。

③外注か内製かの決定

カリキュラムが決定したら、研修を外部に委託するか、自社内で行うかを決めていきます。外注と内製のメリット、デメリットを比較検討して選ぶようにしましょう。それぞれのメリット・デメリットは以下の通りです。

設定したゴールと目的に向けて、対費用効果や講師の人材を考慮にいれて、外注か内製かを考えます。

内製に適したテーマは、計寧理念や行動規範、社内ルール、商品・サービスについて会社自体に関わるような内容が挙げられます。
一方、外注では、論理的思考やチームビルディングなどビジネスを効率化できるスキルや各業界の最新の動向など専門家ならではの知見や知識に基づいたものがテーマとして選ばれています。

④関係者の予定調整

最後に、内外の講師の予定、社外セミナーや他の社内行事の日程、各部署の業務繁忙期・閑散期などを考慮し、関係者の予定を調整します。どうしても日程が合わず、集団研修が行えないという場合は、動画研修システムなどを活用すると均一な研修を行いやすいです。

新入社員研修の場合、一番手にスケジュールを組み始めるのが1月頃、実施が4月の上旬（入社式後）です。つまり、新人社員研修を外部委託する場合、この時期の予約は取りにくいため、早めの予定調整を心がけましょう。

⑤スケジュール作成

予定調整まで終わったら、スケジュールを作成していきます。前述のExcelテンプレートに必要な項目をすべて書き込み、最後に他の研修と日程が重複しているものはないかチェックしましょう。参加者全員が無理なく全日程に参加できるよう、スケジュールを組むことが大切です。

研修スケジュールを立てる際のポイント

研修スケジュールを立てる際には、以下の3つのポイントに気をつけましょう。

1日に内容を詰め込みすぎない

研修日程は、1日に詰め込みすぎないことが重要です。特に、外部委託の研修と社内研修は日を分けて行いましょう。例えば、インプットにかける時間が多くなりそうな研修を行うときは、2日間に分けて1日目にインプット、2日目にアウトプットを行うことで、インプットした内容の理解度を高め、定着させやすくなります。

適度な休憩時間、振り返りの時間を設ける

研修は座学も多く、新しい知識がどんどん増えるため、適度に脳を休め、情報を整理する時間が必要です。集中力を保つためにも、1時間〜1時間半ごとに10分を目安に休憩時間を入れたり、アイスブレイクタイムを設けたりするのもおすすめです。

また、1日の終わり、研修期間の中盤や最後には受講者に振り返りの時間を設け、知識やスキルがどの程度定着したかチェックするとともに、学んだことをどのように業務に活かすか考えてもらいましょう。

自社や業界について学ぶ研修を最初に行う

研修スケジュールを組む際は、自社や業界について学ぶ研修を最初に行うと、これから自分たちが携わっていく業務についてイメージを描きやすいです。自社の経営理念や就業規則、事業内容など働く上で必要な説明はもちろん、業界の基礎知識を理解してから実際のビジネススキルを学ぶと、より知識やスキルが身につきやすくなるでしょう。

テンプレートを利用し、簡単に研修スケジュールを作ろう

研修は新人研修からスキルアップ研修、管理職研修まで種類がさまざまです。いずれの場合も明確なゴールを設定し、現状とゴールのギャップを洗い出して研修カリキュラムを設定し、スケジュールを組む必要があります。

必要なスキルや知識の洗い出しに時間をかけるため、研修スケジュールのフォーマットはテンプレートを利用して簡単に作成しましょう。Excelなど誰もが使えるツールで作れば、変更や流用も簡単です。

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