【Zoomミーティング初級編】開催方法とホストができること

webセミナー(ウェビナー)を開催するのにまず思いつくツールが「Zoom」ではないでしょうか？　Zoomにも「Zoomミーティング」と「Zoomビデオウェビナー」という2種類のツールがあり、それぞれの機能や特徴も異なります。
そこで本記事では、これらの違いを解説しながら、弊社で最も利用の多い「Zoomミーティング」に焦点をあてて、基本的な使い方を解説します。

Zoomミーティングとは？　機能とZoomビデオウェビナーとの違い

Zoomミーティングとは、その名の通り、オンラインミーティングに特化した双方向コミュニケーションツールです。参加者全員が自由に発言したり、ビデオをオンオフにしたり、画面共有や資料共有をしたりすることができます。
セッションを小さなグループ(ブレイクアウトルーム)に分けることも可能。無料プランであれば100人まで、有料プランであれば最大1,000人まで参加することができます。

それに対し、Zoomビデオウェビナーは、セミナー向けのツールで、講師や主催者がイニシアチブをとって進行できるよう設計されています。講師は自由に会話や画面共有を行えますが、参加者は主催者であるホストの許可がない限り自由に発言できず、画面共有はできません。参加者の操作の自由度が高いZoomミーティングに比べ、Zoomビデオウェビナーは参加者が自由に使える機能が制限されているといえます。
また、「Zoomビデオウェビナー」に無料プランはなく、有料プランのみがあります。最大50,000人まで参加することが可能です。

以下でZoomミーティングとZoomビデオウェビナーの、代表的な違いを表でまとめました。

	Zoomミーティング	Zoomビデオウェビナー
参加人数	無料プラン:100人まで 有料プラン:1,000人まで	有料プラン:50,000人まで
役割	ホスト(主催者)及び共同ホスト(講師)、参加者(聴講者)	ホスト及び共同ホスト(主催者)、パネリスト(講師)、参加者(聴講者)
参加者とのビデオ通話	◯	×
画面共有	全員可能	ホスト及びパネリストのみ
意思表示アイコンの利用	◯	挙手機能のみ
Q&A(質疑応答できるチャット機能)	×	◯
ファイル転送	◯	◯
グループ分け(ブレークアウトルーム)	◯	×
参加者リスト	全参加者が閲覧可能	ホストと共同ホストのみ閲覧可能
最適な用途	参加者が2名以上の少人数から大人数のグループの研修会やグループ学習のあるセミナーなど	参加者50名以上の大規模なイベントやウェビナー、対話集会など

Zoomミーティングは双方間のやりとりを重視した講演におすすめ

Zoomミーティングは参加者全員が自由に発言し、資料や画面を共有できることから、ビデオウェビナーより双方間のやりとりがしやすいという特長があります。そのため、ディスカッションやワークを伴う講演や研修など、双方間やりとりを必要とするシーンでの利用がおすすめです。

時間や人数の制限を受けたくないなら有料プランに

Zoomミーティングには無料と有料プランがあり、プランによって使用時間や人数、機能に制限があります。無料プランでできることは以下の通りです。

• 2人以上の参加の場合、40分まで利用可能
• 1回100人までの参加が可能
• 録画・録音したものをローカル上に保存できる。

有料プランでは、上の機能に加え、以下のことが可能になります。

①時間制限がなくなる

有料プランでは、無料プランの1回40分という制限が解除されます。
一般的な講演時間は90分であるため、時間制限がなくなることが最大のメリットです。

➁クラウド上での保存

無料プランでも、講演や会議を録画・録音することも可能ですが、保存場所はローカルに限定されます。
しかし、有料プランであれば、録画したものをクラウド上で保存することができます。クラウド上で保存していれば、いちいち動画データをダウンロード、アップロードすることなく、講演後にクラウド上のURLを共有することで自由に視聴することができます。

③ユーザー管理機能

ユーザーを管理でき、ユーザーの役割やアドオン機能の追加できます。
ユーザー管理できるホストを複数割り当てることもでき、主催者と講師が同時にユーザー管理することもできます。

④投票機能が使える

オンライン講演では、視聴者の理解度を知る上で、クイズやアンケートなどを出す投票機能を使用する場合があります。無料版ではついていない機能なので、有料版であれば、投票機能を使える上、投票結果を共有したり、ダウンロードしたりすることもできるので、とても便利な機能といえます。

⑤参加者を1000人まで増やせる

有料プランによって参加人数を最大1000人まで増やすことができます。100人以上の講演も多いことから、無料プランより有料プランを推奨しています。

有料プランは料金プランによって、できる機能が変わってきます。以下で、料金と機能を一覧でまとめました。

有料プラン	プロ	ビジネス	企業
月額/年額 (税別)	2,000円/20,100円	2,700円/26,900円	要問合せ
ホスト可能な参加者の人数	100人まで	300人まで	1000人まで
3名以上のミーティング時間	30時間まで	30時間まで	30時間まで
録画のローカル保存及び クラウドへの保存	〇 クラウド5GBまで	〇 クラウド5 GB	〇 クラウド
管理者機能及びユーザー管理	〇	〇	〇
テクニカルサポート	チケットとライブチャット	チケットとライブチャット、電話	チケットとライブチャット、電話
カスタマイズページへの会社ロゴ追加、 招待状のカスタマイズ	×	〇	〇
言語通訳	×	〇	〇
ホストのアカウント数	1～9人	10～99人	100人以上

主催者(ホスト)が10人以下の小規模なチームであれば「プロ」、10人以上の大きなチームであれば「ビジネス」「企業」プランがおすすめです。

Zoomミーティングでオンライン講演を開催する方法

Zoomミーティングの開催方法には「即時開催」と「予約開催」の2種類があります。オンライン講演では予約開催のパターンが一般的ですので、次の項目ではZoomミーティングを予約開催する方法についてご紹介します。

1.Zoomアカウントを作成する

Zoomミーティングの開催前には、アカウントを事前登録する必要があります。登録の手順は以下の通りです。

1.Zoomの公式サイトの「サインアップは無料です」を選択。

2.「検証のために、誕生日を確認してください。」というメッセージが表示されるので、自分の生年月日を選択します。

3.「仕事用メールアドレス」の欄にメールアドレスを入力して「サインアップ」を選択。

4.Zoomから入力したメールアドレスに下記のようなメールが届きます。メールの中の「アカウントをアクティブ」をクリック。

5.「Zoomへようこそ」という画面が表示されたら、名前とパスワードを入力後「続ける」を選択。

6.仲間の招待の画面を開いたら他の自社担当者のメールアドレスを入力、もしくはスキップすることでアカウントの作成が完了します。

7.公式ホームページからZoomのアプリをインストールします。

アカウント作成が完了したらアプリから新規ミーティングを設定することができます。

2.ミーティング(講演)開催の予約設定をする

講演の開催の予約設定をするためには、以下の手順で行います。
1 .アカウントにサインインした後は、ミーテイングタブより「ミーティングをスケジュールする」をボタンをクリックします。

2.　開催日程や時間、パスワードなど必要な情報を入力します。詳細は以下の通りです。

①トピック：ミーティングのタイトルになります。

➁説明　　：ミーティングの内容や参加者になります(任意)。

③開催日時：ミーティング開催日時。

④所要時間：ミーティングの所要時間(実際のミーティングが設定した時間を超えても問題ありません)。

➄タイムゾーン: 基本ここはいじりません。

⑥ミーティングID：基本的にデフォルトになっている「自動的に生成」のままにしておきます。

⑦テンプレート：複数回同じような会議を行う際に設定を保存しておくことができる機能です。最初の回では「None」と入っています。継続しない場合は、設定しなくてもOKです。

⑧セキュリティ
・ミーティングのパスワード：ミーティング参加にパスワードを設定できます。
・待機室 : 参加者を確認してから入室を許可したい場合にはこちらをチェックします。

➈ビデオ：ホストと参加者のカメラを使う場合にはオンに、使わない場合はオフにします。

⑩ミーティングオプション
・参加者に参加を許可する：オンにすると、ホスト(主催者)がミーティングルームに入っていない状態でも、参加者はミーティングルームに入ることができます。任意の時間の設定も可能です。
・入室時に参加者をミュートにする：入室した参加者が入ったときでも音声がオフとなるため、静かな状態で入室ができます。
・ブレークアウトルーム事前割り当て：グループごとのワークをしたいときに使う機能です。こちらをオンにすると事前にグループ分けができます。
・ミーティングをローカルコンピュータに自動的に記録：ローカル保存の録画を予約したい場合はここをチェックします。
・特定の国/地域からのユーザーへのエントリを承認またはブロックする：安全性のための機能で、日本国内だけの参加に絞る場合には、こちらをオンにして、地域を特定します。

3. こちらを設定して保存すると、ミーティング画面が表示されます。

4.次に参加者を招待します。基本的な招待方法は以下の通りです。

①GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどを使って、参加者を招待する
➁招待状のコピーをクリックして、各参加者へメールで招待する

招待状のコピーをクリックすると、以下のようなウインドウが表示されます。「ミーティングの招待状をコピー」ボタンをクリックしてコピーし、各参加者のメールにペーストして送付します。

講演中にホスト(主催者)ができること

Zoomミーティングには、会議の開催や参加者管理ができるホストは参加者に対して、以下のようにさまざま権限を持っています。

①参加者の入室を許可できる…ミーティング開催設定をする際に待機室設定をチェックしておくと、参加者が入室した際に参加者を確認してから、入室させることができます。参加者が入ってきたときは右側の参加者ウインドウに以下のようなボタンが表示されます。許可する場合は、青色の「許可する」ボタンをクリックします。

➁参加者の音声をミュート…右側にある参加者ウインドウから特定の参加者を選んで、音声をミュートすることができます。また、枠の下に表示される「すべてのミュート」をクリックすることで、全員をミュートすることができます。

③参加者のビデオの停止…右側にある参加者ウインドウから特定の参加者を選んで、ビデオを停止させることができます。特定の参加者の名前の横に表示される「詳細」をクリックし、「ビデオの停止」を選択します。

④チャット…画面下にあるチャットボタンを押すと、チャットウインドウが表示され、任意の参加者もしくは参加者全員にチャットを送ることができます。

➄セキュリティ…待合室を有効にしたり、参加者が使える機能(チャット、ミュートの解除など)を任意に設定することができます。画面下にあるセキュリティをクリックして、お好みの機能を選択します。

⑥ビデオの変更…話者の画面が大きく映るスピーカービューの際、選択した参加者の固定表示ができたり、参加者の表示を同じ枠にするギャラリービューへの切り替えができます。

➆ホストにする…画面の共有などの機能を参加者にさせるための権限を付与できます。参加者をホストにする場合、参加者ウインドウに表示される特定の参加者を選び、「詳細」をクリックしてから、「ホストにする」を選択します。

⑧共同ホストにする…ホスト側で任意の参加者を共同ホストにできます。共同ホストにはホストとほとんど同じ権限が与えられるため、大人数のZoom会議でホストの役割を分担できます。

➈レコーディング…ミーティングの音声や画面の録画権限を、参加者に付与することができます。

➉参加者を削除または待機室に送る…任意の参加者を強制的にミーティングから削除または待機室に送ることができます。参加者ウインドウから特定の参加者を選んで、「詳細」をクリックし、「待機室に送る」又は「削除」を選択します。

Zoomミーティングの開催で注意すべきポイント

Zoomミーティングを開催する上で注意すべきポイントは、主に以下の5つです。

• ホストの役割をうまく分担する
• 開始前に参加者がテストできるようにする
• 冒頭で機能を説明し、スムーズな参加を促す
• 参加者のミュートを活用して話者の声を聞こえやすくする
• Zoom外での緊急連絡ができるようにしておく

Zoomミーティングでは、音が聞こえないなどの機材トラブル対応で手間がとられてしまうことがあります。開始前に参加者がテストできるように時間を設けたり、冒頭で機能を説明したりして、スムーズにZoomミーティングに参加できるような環境を整えましょう。また、ミーティングにうまく入れない、落ちてしまったという人のために緊急連絡先を用意しておくと安心です。

Zoomミーティングは直感的に操作できるようなデザインで、初心者でも使いやすいという特長があります。弊社で開催されているオンライン講演の多くは、このZoomミーティングを使用しています。本格的な導入を考えている場合には無料プランを試してから有料プランに移行してもよいでしょう。

また、弊社ではZoomミーティング権の貸与も行っています。別途Zoomの有料プランに入会せずに、Zoomミーティングを使用してオンライン講演を行えます。ぜひお気軽にお問い合わせください。

SBスタッフによるオンライン講演の事例レポート

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