日々の労働環境を見直し、安心して仕事に取り組むためにも重要な機会である安全大会。
本記事では安全大会のリアル開催をはじめ、オンラインで安全大会を開催する際に、各関係者にどのような案内文を送ればよいのか、招待メールのテンプレートと合わせてご紹介します。
■目次
安全大会の案内文・招待メールは開催日1～2か月前に送る
安全大会の案内文や招待メールは、開催日の1～2ヶ月前には先方にお送りしましょう。遅くとも1ヶ月前に送付することで、仕事のスケジュールを調整しやすくなります。
また開催する際には参加者の都合を考えた時期・時間帯を選ぶこともポイントです。安全大会では業務終了後の夕方に設定されるケースも多いため、参加者を極力増やしたい時などは参考にしてみるといいでしょう。
案内文に入れる内容
案内文に入れる内容は、大きく分けて8つあります。
①宛名
先方の宛名を記載します。
会社宛にお送りするべきなのか、それとも特定の担当者にあててお送りするべきなのかは、送付する会社によって異なりますので、確認して記載しましょう。
➁日付
文書を発行した日付を記載します。
③差出人(主催団体・担当者名・連絡先)
主催団体、担当者名、担当者の電話番号やメールアドレスなどの連絡先を記載します。
④タイトル
こちらはシンプルに、「安全大会開催のご案内」「安全大会のお知らせ」など、一見してわかりやすいタイトルを付けましょう。
➄前文
前文を書く際には、頭語、事項の挨拶、先方の繁栄を喜ぶ挨拶、日頃の感謝挨拶という流れで文章を作成しましょう。
拝啓で前文を始めた際には、必ず敬具を用いて文章を締めることもポイントです。
⑥主文
主文では安全大会の目的や内容を記載します。
今大会に思い入れがあるポイントや、例年とは異なる部分があれば、合わせて記載すると良いでしょう。
➆末文
末文には必ず安全大会への参加方法や、応募締切りを記載します。
出欠表の形にして○を付ければ良いだけにすると、先方の負担を減らせるでしょう。
また、結びの言葉も忘れずに記載します。
⑧別記(日時・場所、プログラム、テーマ、講師の略歴など)
安全大会を開催する日時や場所を始め、プログラムや今大会のテーマ、講師の略歴を簡単に書き添えます。
他にも特筆事項がある場合は、こちらに記載しておきましょう。
➈参加方法と締め切りなど
参加方法や締め切り日は、一見して分かりやすいように記載します。
他の文字と差をつけるように太字にしたり、文字サイズを大きくしたりするなど、見やすくなる工夫を施すと親切です。
案内文・招待メールのテンプレート
ここから先は、安全大会の案内文や招待メールのテンプレートをご紹介します。
リアル開催の場合とオンライン開催の場合、2種類のテンプレートをご用意しましたので、ぜひご活用下さい。
リアル開催の場合の案内文
①協力会社各位
➁令和〇年〇月〇日
③〇〇建設株式会社
安全協議会事務局
TEL:03-1234-5678
FAX:03-1234-5678④安全・衛生協議会開催の件
➄拝啓 貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
日頃より当会の運営に多大なるご協力とご理解を賜りまして、誠にありがとうございます。
⑥下記の要領で、令和〇年度安全大会を開催することとなりました。本年度は「なくそうヒューマンエラー」をスローガンに、協力会社の皆様と弊社社員一同が一丸となって安全対策に取り組めるよう、〇〇先生の講演や表彰式などを企画しております。
➆ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、本会の出欠につきまして担当〇〇までお電話又はファックスにてご連絡頂けますようお願いいたします。皆様のご出席を心よりお待ちしております。敬具
⑧記
日時 令和〇年○月○日（火） 15:30～21:00（受付15:00～）
場所 ○○ホテル5階 大会議室
東京都○○区〇〇町1234 電話番号03-1234-1234
プログラム
15:00～ 開場・受付15:30～15:40 開会式
15:40～16:10 表彰式
16:10～16:30 休憩
16:30～18:00 講演会 講師 〇〇〇〇氏
テーマ「ヒューマンエラーを起こさない職場作り」
18:00～18:10 閉会式
18:30～21:00 親睦会 地下1階 〇〇ホール
(※内容に関して特筆事項あればこちらに記載)会費 1名○○円 ※当日受付にて申し受けます。
➈下記出欠表にご記入の上、FAXもしくはお電話にてご回答のほどお願いいたします。
TEL:03-1234-5678 FAX:03-4444-7890
※出欠のご連絡は、○月○日△時までにお願い致します。
令和○年度安全大会出欠票
担当者
会社名□出席 □欠席 参加人数（ ）名
オンライン開催の場合の招待メール
件名:④令和〇年度オンライン安全大会のご案内
本文:
①○○会社 ○○様
➄平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
○○会社安全協議会事務局の○○と申します。
⑥毎年開催している安全大会ですが、本年度は感染防止対策の一貫でオンラインにて開催する運びとなりました。
下記の概要で実施予定ですので、ぜひともご参加頂けますと幸いです。⑧
【日時】 令和○年○月○日(火) 15:00～
【プログラム】
15:00～ 開場・受付15:30～15:40 開会式
15:40～16:10 表彰式
16:10～16:30 休憩
16:30～18:00 講演会 講師 〇〇〇〇氏テーマ「ヒューマンエラーを起こさない職場作り」
18:00～18:10 閉会式【参加方法】
当日はZoomミーティングというオンライン会議ツールを利用致します。
当日お時間となりましたら、下記招待URLをクリックして、ご入室ください。URL https://zoom.us/j/xxxxxxxxxxxxxxx
※クリックするとZoomが起動し、「コンピューターでオーディオに参加」というボタンが表示されます。ここをクリックしていただくと、開催ルームに入ることができます。
※パソコンやスマートフォン、タブレットでの開催が可能です。ただし、スマートフォンやタブレットの場合、事前にZoomアプリ(https://zoom.us/download#client_4meeting)をダウンロードしておく必要があります。
※パソコンの場合は、ブラウザがChrome、Firefox、Safariであれば、アプリなしでブラウザから参加できます。
詳しくは以下のURLをご参照ください。
https://www.sbrain.co.jp/cc/special/online/online-howto/19334【備考】
・表示するお名前は、お申し込み時と同じ名前に設定をお願い致します。
・マイクはミュートに、カメラはオンに設定してください。当日何かございましたら、担当〇〇までご連絡下さい。
担当者電話番号 123-456-7890
メールアドレス abcdefghi＠○○.co.jp【出欠のご連絡】
出欠のご連絡を○月○日○時までに、下記のメールアドレスまで
ご連絡いただけますよう、よろしくお願いいたします。出欠確認メールアドレス 123456789＠○○.co.jp
➆〇〇様のご参加を心よりお待ちしております。
③〇〇建設会社
安全協議会担当 〇〇
TEL:03-1234-5678
FAX:03-1234-5678
〇〇〇@anzen.co.jp
開催3日前にはリマインドメールを送るとより親切
参加者の中には、日頃の業務に追われてしまった結果、安全大会の開催や日時を忘れてしまったという方もいます。
こうした事態を防ぐために、リアル開催・オンライン開催どちらの場合でもリマインドメールを送るといいでしょう。
また、送るタイミングも重要です。開催日1週間など早く送ると、忘れてしまう可能性もあります。逆に前日など直前であれば、忘れていた場合のスケジュール調整がしづらいといったことも考えられます。
リマインドメールは、できれば3日前に送付するのが理想的です。
例文
件名:令和〇年度安全大会に関する確認のご連絡
本文:
○○会社 ○○様いつもお世話になっております。
○○会社安全協議会事務局の○○と申します。先日は、令和〇年度オンライン安全大会へのご返信をいただき、ありがとうございました。
お日にちが近づいて参りましたので、再度ご案内メールを送付させて頂きます。
ご不明点などございましたら、担当者までお気軽にご連絡下さい。【開催要項】日時、場所(オンラインの場合はURL)、スケジュールなど
当日何かございましたら、担当〇〇までご連絡下さい。
担当者電話番号 123-456-7890(担当:〇〇)
メールアドレス abcdefghi＠○○.co.jp会場でお会いできることを楽しみにしております。
〇〇建設会社
安全協議会担当 〇〇
このようにリマインドメールには開催する場所や時間、内容についての記載の前に、クッションとなる言葉を挟むとともに、持ち物や参加費用など特筆事項がある場合も合わせて記載します。担当者の連絡先も忘れずに記載しておきましょう。
安全大会の案内文は、書く内容さえ盛り込めば難しいことはありません。必要事項を明確に伝達することに重点を置いて、作成するとよいでしょう。
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