定期総会ご計画のシーズンに入られた主催者様も多いのではないでしょうか。
コロナ禍でオンラインに切り替える企業も増えてきました。
定期総会では、年次・中間報告とともに、セミナー、懇親会が開かれるのが一般的ですが、最近ではこの報告やセミナーをオンラインにして、懇親会を開かないケースも見られます。
そんな中、異なる場所で同じ料理と飲み物を提供する「オンライン懇親会」サービスを開始する企業が出てきました。
今回は、そんな新しいサービス「オンライン懇親会」を中心に、オンライン総会・セミナーのメリットも解説していきます。
■目次
オンライン総会のススメ
定期総会では、年次・中間報告、セミナー、懇親会の流れで開催されますが、昨今のコロナ禍で年次・中間報告とセミナーだけをオンラインに切り替えるところも増えてきました。
オンラインに切り替えることで、新型コロナの感染予防はもちろんのこと、主催者側・出席者側双方に以下のようなメリットがあります。
【主催者側のメリット】
・国内外から場所を問わず、多くの人に参加してもらうことができる。
・会場運営に関するコストを削減できる。
・会場を必要としないため、運営の負担が減る。
【参加者側のメリット】
・遠方でも気軽に参加できる。
・交通費や移動にかかる時間がカットできる。
このように、コロナ禍であっても、オンラインであればコロナ禍を避けて総会を開催できます。
オンライン懇親会のススメ
年次・中間報告やセミナーはオンラインに切り替えても、懇親会を中止してしまうケースが多いのが現状です。
しかし、懇親会もオンラインであれば、開催可能です。
「オンライン懇親会」では、あらかじめ決められた場所に同じ料理と飲み物が届けられ、異なる場所にいながら同じ料理を味わうことができます。
料理は冷凍・冷蔵した形で届けられ、会の前に温めていただきます。冷凍・冷蔵とはいえ、一流シェフが作った料理を提供するところもあるので、リアルと同じくおいしい料理が期待できそうです。
また、同じ料理を口にしながら、オンラインで会話を楽しむことで、同じ空間にいるような一体感を味わえます。
総会後のオンライン懇親会を開催する方法
オンライン総会の後に懇親会を行う場合は、総会で使用した会合ツールを使って、また別途、ミーティングの設定を行う必要があります。
会合ツールには双方向のコミュニケーションが可能なZoomやGoogle Meetがおすすめです。
どちらも無料で利用することができ、Zoomは最大100人まで(※無料版は1回40分までの制限あり)、Google Meetは最大100人まで参加することができます。
会社や団体で普段使っている会合ツールがある場合、そちらを使ってもよいでしょう。
他の参加者は、PCやスマホ、タブレットを利用して参加することができます。参加者は決められた時間になったら、会合ツールに指定されたURLにアクセスするだけでよいので、難しい操作は必要ありません。
オンライン講演会の開催方法は以下の通りです。
1. 総会後のオンライン懇親会のスケジュールを決める
オンライン総会の後に、何時から懇親会を開くのかを決め、大まかな参加人数を決めます。
スケジュールでは、どのような形で歓談するのかも決める必要があります。
大人数の懇親会であれば、少人数ずつのグループに分けて時間を区切りながら、いくつかのグループを巡回させたり、自由にグループを行き来できるような形式をとってもよいでしょう。
2. 食事内容を決める
食事の内容は重要です。参加者の年齢や嗜好を考えて、慎重に選ぶ必要があります。
また、最近ではオンライン懇親会用ケータリングを行っている会社もあります。料理内容の提案から調理、料理の全国配送まで一貫して対応してくれるので、手間がかかりません。
3.参加者に招待メールを送り、参加者リストを作成する
詳細が決まったら、会合ツールやメールを使い参加者を招待します。招待メールでは、料理の配送先住所や連絡先も聞くようにします。こちらは総会の招待メールに加えた形で送ってもよいでしょう。
参加の可否メールが戻ってきたら、参加者名(会社名・団体名)、料理の配送先住所、電話番号、参加人数などを入れた参加者リストを作成します。この参加者リストをケータリング業者に送付します。
4.最終確認及びリハーサル
開催1週間～3日前までに参加者全員に最終の参加確認を行います。もし欠席者が出た場合は、ケータリング業者に連絡をします。スケジュールや会合ツールの参加方法などを解説したドキュメントを作成し、事前に参加者に送っておくと、スムーズに会を進行できます。
また、開催前に、一度どのような手順で進行するのか、スタッフの間でリハーサルをするのもおすすめです。
同じ料理で連帯感もさらに深まるオンライン懇親会プラン
この章では、いち早くオンライン懇親会プランを打ち出した3つのサービスについて紹介していきます。
マックスパートのオンライン懇親会プラン
どこよりも先だって「オンライン懇親会」プランを展開した企業です。
企業ロゴや代表からのメッセージ、今期の方針などをあしらったオリジナルパッケージで料理を届けてくれます。ホテルシェフ特製のクオリティの高い料理も魅力の一つです。
料金は1人4,860円(税込み)から。
ホームページから問い合わせを行えば専属スタッフがサポートしてくれます。
公式サイト
ノンピのオンライン飲み会専用フードボックス
オンライン飲み会向けに開発されたプランで、ビールや缶チューハイもセットに入っています。
参加者が各自食事の届け先などを記入する専用フォームが用意されているため、主催者の負担も少なくてすみます。
おつまみセットは2,000円(税別)～。企業ロゴ入りクッキー付いたお弁当プランは4.700円(税別)～。
サイトの指定リンクから申し込み可能です。
公式サイト
ごちクルのオンラインイベント食事手配
ごちクルのプランは、お手頃価格のお弁当から有名店の高級弁当まで、目的やシーン別でチョイスできるのが魅力です。お弁当やオードブルは一人3,500円(税込)から。
予算に合わせた提案を受けることが可能です。(別途、配達料がかかります。)
このように、手軽にそれぞれのオフィスや自宅に食事を届けてくれるサービスを展開している企業がいくつかあります。
コロナ禍で懇親会を断念してしまう前に、オンライン懇親会を一度検討してみてはいかがでしょうか。
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