【SBスタッフ事例レポート第17回】
全国から参加できたオンラインレクリエーション

オンライン講演を弊社で実施するようになってから、もうすぐ1年が過ぎようとしています。
感染対策目的で始めた方法ですが、実はさまざまな恩恵があるようで、お客様から教えられて初めて気づくことも多々あります。
今回ご紹介する案件も、そんな事例の一つです。
本案件は、金融機関の労働組合さまが初めてオンラインにてレクリエーションを開催しました。
開催後に主催者様から「全国の組合員さんにも還元できたことが何よりも良かったです」というお言葉をいただきました。
これまで地理的に参加できなかった人も、オンラインならレクリエーションに参加できたということで、参加者の満足度は何と90％以上！
主催者様も参加者の皆さんも大満足された本案件をレポートいたします。

J労働組合・人材育成　担当　担当　新井　麻衣子

弊社社員が開発したレクリエーションプラン

本案件の「親子でDIY♪～お菓子の家を作ろう～」というプランは、NPO法人「生涯学習サポート兵庫」であそびクリエイターとして活躍するほねっことあいちゃんがナビゲーターとなり、事前に各家庭に送付されるお菓子の家づくりキッドを使って、オンラインで一緒にお菓子の家を作っていくというレクリエーションプランです。
毎月何度もご依頼いただく人気プランとなっていますが、実はこちらは弊社社員が苦肉の策で考えたプランなのです。

昨年(2020年)の3月に最初の緊急事態宣言が出され、弊社で決まっていた講演のほとんどが中止又はキャンセルとなりました。リアルでのイベントが制限される中で、長年お取引のある労働組合様より「何とか感染を避けながら組合員家族が楽しめるイベントができないだろうか」というお問合せがありました。

弊社の労働組合担当者は、すぐにオンラインでのレクリエーションを思いつきましたが、どのようなことをすべきかいろいろと考えあぐねたようです。弊社のデータベースを見ながら、これまでリアルで開催していた案件をいろいろと検索していました。そこで、過去に親子レクリエーションを企画して大好評だったほねっことあいちゃんに目が留まります。早速、労働組合担当者がほねっことあいちゃんに相談しました。

さすがレクリエーションのプロということで、さまざまなアイデアが出てきます。その中でも、「親子一緒で体験できるもの」「子供たちが喜ぶもの」「楽しく創作できるもの」ということで、お菓子の家作りをご提案いただきました。

とはいえ、各家庭で材料を用意していただくのも大変であるため、お菓子の家づくりの材料はどうするのか、家づくりにはどんなお菓子が適しているか、またどうやって進行するのか、どうやったらオンラインで盛り上げることができるのか、いろいろと考えました。

講師と試行錯誤の上、お菓子の家作りキットに入れる内容を決め、ようやくプランを完成させました。お菓子作りキットの材料は講師が調達し一袋にまとめ、主催者様に各参加者にお送りいただくという流れにしました。

このプランを開発してから弊社HPに掲載すると、すぐにお問合せが来るようになりました。
今回の主催者様も、弊社HPを見てお問合せされたようでした。お問合せがあったのは昨年の12月頃。すでに講師とプランが決まっていたので、すぐさま講師のスケジュール調整に入りました。

オンラインレクリエーションの準備

リアルでのレクリエーションの場合、必要な道具や機材は主催者様の方で用意されますが、今回のようなオンラインレクリエーションは材料を事前に主催者様の方で送るか、もしくは各家庭で準備していただくことになります。

本案件では、前述通り、事前にお菓子の家キットを各家庭にお送りしていますが、その中には粉糖、紙皿、クッキー、クラッカー、ウエハースなどお菓子が入っており、家にお菓子がなくても作れる内容となっています。

それ以外に、各自でご用意していただくものとして、各家庭でアイシング用おわんや取手付きカップや割りばし、バット、計量カップなどがあります。どれも自宅にあるようなもので設定しています。事前に、各家庭に必要なものを主催者様の方からお伝えいただき、また、主催者様にはZoomの配信ツールもご用意いただきました。

もともと、Zoomミーティングは会社で使っていることもあり、別途経費も不要。主催者様もPCだけでご自宅から参加できたようで、例年通り会場の手配をしたり、当日は早く会場に入って準備することもなかったので、とても楽だったという話をお聞きしています。

2回のオンラインによる事前打ち合わせ

今回の案件は、私にとって初めてのオンラインレクリエーション案件となるため、2度の事前打ち合わせ(リハーサル)を開催させていただきました(通常は1回のみとなります)。1回目は、開催日の1ヶ月前ほどに、講師と私で開催しました。主催者様のご意向を伝え、当日の流れを確認。その2週間後に今度は、主催者様を交えた形で三者ミーティングを開催しました。この時は、顔合わせをした後に、どのタイミングで講師が入り、ホストを切り替えるのかなどを確認するため軽いリハーサルを行いました。

そこで、ある問題が発覚しました。Zoomのミーティング中にチャット機能が使えないということでした。恐らく、主催者様の会社のセキュリティーシステムに関係しているらしく、チャットのアイコンをクリックしてもチャット枠が開きません。主催者様とやりとりするのにチャット機能は欠かせないため、本番中に何かあった場合はスマートフォンのメッセージ機能で対応することになりました。
それ以外は、主催者様もZoomミーティングを使い慣れているご様子で、滞りなくリハーサルを終えました。

「ワイワイガヤガヤ」当日の様子

▲アイシングの作り方を解説しているシーン

当日は、午前と午後の2回に分けて、レクリエーションが開催されました。私は、当日、Zoomのスポットライトの補佐でサポートに入りましたが、家族で参加しているところもあれば、お子さんの友達同士で参加しているところ、おばあちゃんやお母さん、子供の三世代で参加しているところもあり、どの家庭も賑やかな雰囲気でした。子供たちは、まだ作られていないお菓子のキットと材料を画面の前に並べて、つぶらな目を輝かせながら、レクリエーションの開始を待っているようでした。

セミナーでは、①接着剤の役目をするアイシング作り、➁家の壁部分を作る、③装飾するの3部構成となっていて、各過程で5分程度の工程を説明した動画があります。動画を見たら、次は実際に講師と一緒に作っていくわけですが、皆さん、本当に和気あいあいと楽しそうに作っていたのが印象的でした。

完成したら、今度は皆で作品を見せあう発表会です。完成した人から手を挙げて作品をお披露目するのですが、ドーム型のものやら、高層ビルをイメージしたもの、怪獣や車をイメージしたものと本当に十人十色で、子供たちの発想力にただただ感服しました。

▲できた作品は皆で見せあう

挙手している人を探せ！

当日は、スポットライトの補佐を入りました。作品を見せあう発表会でだれが挙手しているか見つけるのが役目です。一回でだいたい約120家庭が参加しているのですが、Zoomのギャラリービューで1画面に表示されるのは最大49枠。改ページしないと全員を確認することはできません。そのため、挙手するごとに、ビューをスクロールさせて、挙手している人を確認、スマートフォンのメッセージ機能でだれが挙手しているかを知らせなくてはなりません。時間が限られているので、分刻みで確認します。手に汗を握りながら挙手している人を見つけるのに奔走しました。少しのタイムラグはあったものの、ほぼ時間内で見つけられることができました。
結果、皆さんに喜びながら、作品を発表していました。神経を使い過ぎて、終わるころには疲れ果てていましたが、参加者の方々の笑顔に元気をいただきました。

今回の講演の成果

今回の主催者様は、例年ですと、東京の一部の場所に集まって、キャラクターショーやミュージカルの鑑賞会などのレクリエーションを行っていたようです。しかし、同組合員の方々は、何も東京だけに限られません。全国各地に支店があり、全国に組合員が住んでいらっしゃいます。東京だけの開催では、どうしても参加できる人に限りがあります。
主催者様は、以前より「東京以外の組合員にも何とか利益を還元したい」と考えていらっしゃったようです。

ご存知の通り、労働組合の活動は、組合員の組合費によって成り立っています。皆が活動費を払っている以上、皆に還元したいと思うのは自然な心情であります。

そんな時、コロナ禍によってリアル開催が難しくなり、オンライン開催の話になりました。最初は、リアル開催の代替プラン程度で思っていらっしゃったようですが、いざ参加者を募集したら、思いのほか、全国より応募が相次いだとのことでした。
受講後の感想をお聞きすると、主催者様より以下のようなご感想をいただきました。

「今回の講演で一番良かったのは、全国の組合員さんが参加できたこと。通常通りの開催では一部の組合員しか参加できず、受講後の感想も6割程度。でも、今回のレクレーションは、連年よりも参加者が2倍以上で、しかも9割以上が大満足したという結果だったんです。全国の組合員さんに還元できたことが、何よりの収穫でした。今後もぜひ続けていきたいですね！」

私が考えるオンライン講演の魅力

今回の経験で、改めてオンライン講演の魅力について考えてみました。オンライン講演の一番の魅力は「遠く離れたところにいてもつながることができる」ということだと思います。今回の案件では、普段参加できない地方の組合員さんも参加でき、最高の満足度をいただくことができました。また、リアル開催の場合は、呼ばれた人しか参加できませんが、本案件では組合員さんの家族以外にも、お子さんの友達やおばあちゃん、ご近所家族が一緒に参加されているところもあり、みんなでワイワイできるところも魅力です。

オンライン講演は、遠くにいる人々の距離を縮め、また心をつなぐことのできるツールであると思います。いつかコロナ禍が収束したとしても、自宅にいながら参加できるこのオンライン講演の手法は続いていくことでしょう。今後とも、オンライン講演の魅力を伝えていきたいです。

無料相談フォーム

あわせて読みたい

【SBスタッフ事例レポート第30回】
リアルからオンライン開催に！開催スタイルの変更も臨機応変に対応

早いもので、今年(2022年)の後半期に突入しました。上半期を…

【SBスタッフ事例レポート第2回】
共感体験を倍増させるオンデマンド配信のアイデア

SBスタッフのオンライン講演事例レポート　第2回。今回は、自治…

【SBスタッフ事例レポート第7回】
離れた場所との距離感を埋めるコツ

昨年(2020年)より急増したオンライン講演。 私は普段営業事…

オンライン講演お役立ち記事

【Zoomビデオウェビナー初級編】「ホスト」ができることと管理機能の使い方

講演の主催者を「ホスト」と呼びます。その役割は参加者をサポート…

オンライン講演(ウェビナー)申し込み方法の種類とフォームの作成方法

オンライン講演(ウェビナー)を開催する際、一般に参加者を募集す…

【Zoomウェビナー上級編】ウェビナーレポート作成方法と活用の仕方

Zoomビデオウェビナーには、レポート機能というさまざまな情報…