ビジネスマナー研修は目的を明確に！失敗を防ぎ成功に導く4つのポイント

ビジネスシーンでの礼節をしっかり身に付けてもらおうと実施したビジネスマナー研修。思ったような効果が上がらないのはなぜだろうと悩んでいる研修担当者の方も多いようです。

そこで、本記事では、ビジネスマナー研修の効果を高めるために、ビジネスマナー研修の目的や内容など基本事項を振り返ったうえで、成功に導くポイントをご紹介します。

ビジネスマナー研修とは

どのような人を相手に仕事をするときでも、相手から信頼を得られるように、最低限守らなければならないマナーがビジネスマナーです。
ビジネスマナー研修とは、仕事をスムーズに進めるために欠かせないビジネスマナーの考え方を学び、ビジネスマナースキルを身に付けるための研修です。
ビジネス上かかわりを持つ相手は、自分の人となりを十分理解してくれている人とは限りません。
部署が異なる人や社外の人もいれば、初対面の人もいるでしょう。
ただし、最適なビジネスマナーはシチュエーションや相手によって変わります。
型通りのビジネスマナーを学ぶだけでなく、研修を終えた参加者が、この場ではどのような態度をとるべきか、どのような言葉を使えばよいかなどを自分で考え、実行できるようなプログラムにするのが理想です。

ビジネスマナー研修の対象者

ビジネスマナー研修というと、これまで社会人経験のない、新卒の新入社員が受けるものだと思っている人が多いかもしれません。
確かに、これから始めてビジネスの現場に足を踏み入れる新入社員には不可欠な研修です。
しかし、ビジネスマナー研修の対象者は新入社員だけではありません。
入社から数年経ち仕事に慣れてきた若手社員や、他の業界・業種を経験して新たに仲間に加わった中途採用者も、ビジネスマナー研修の対象者となります。

ビジネスマナー研修の目的

何を目的としてビジネスマナー研修を実施するかは、誰を対象にするかによって異なります。
どのような目的で行われるのか、対象者ごとに見ていきましょう。

新入社員を対象に実施するときの目的

新入社員を対象にビジネスマナー研修を実施する場合は、ビジネスマナーの重要性を理解させ、社会人として必要なマナーを実践的に学ばせることを目的とします。
これまで社会人経験のない人を相手にビジネスマナー研修を行うと、一通りマナーを覚えさせ、仕事に差し支えない程度に形だけできていればOKということにしてしまいがちです。
しかし、初めてビジネスマナーに触れる新入社員にこそ、なぜビジネスマナーが重要なのかを理解させ、実際の場面で使えるように学ばせる必要があります。

中途採用者を対象に実施するときの目的

中途採用者を対象にビジネスマナー研修を実施する場合、目的は業界や業種、企業によって考え方や文化が異なることを理解させ、新しい職場に適したビジネスマナーを使えるようにすることです。
中途採用者は新しく入社してきたとはいえ、ビジネスパーソンとして培ってきた基礎があります。
その反面、身に付いているものの中には、それまでの職場では当たり前だった考え方や文化、習慣など、新しい職場とはうまくなじまないものも少なくありません。
新しい職場で円滑に仕事を進められるように必要なマナーを身に付けることが研修の目的となります。

若手社員を対象に実施するときの目的

若手社員を対象にビジネスマナー研修を開催するときは、ビジネスマナーの重要性を再認識させ、実践的なビジネスマナーの定着を目的とします。
過去にもビジネスマナー研修を受けていても、型だけしか学んでいなかったり、正しく身に付いていなかったりするケースがあります。
若手社員が場面に応じて適切なビジネスマナーを使えるように、若手社員対象のビジネスマナー研修では、考え方から改めて学び直していきます。

ビジネスマナー研修の内容

ビジネスマナー研修では、どのようなことを学ぶのでしょうか。一般的なビジネスマナー研修で習得できる内容について解説します。

印象を左右する身だしなみや挨拶

ビジネスの場では第一印象が大切です。
相手に好印象を与えられるように、身だしなみや挨拶、態度などについて学びます。
無意識にしてしまいがちな表情や姿勢なども確認し、年齢や立場にふさわしい振る舞いができるように修正していきます。

正しい言葉遣いや話し方

間違った言葉遣いや聞き取りづらい話し方は、相手を不快にさせ、信頼を損ねる原因にもなりかねません。
正しい敬語や謙譲語の使い方、ビジネスの場にふさわしい声のトーンや速さなどについて研修を行います。

名刺交換

社会人として最初に教えておくべきマナーが名刺交換です。最初は講師が名刺交換の心構えや考え方を教えた後に実践してみせ、その後に受講生はペアワークでロールプレイングをしながら講師がフィードバックを行います。相手の名刺の受け取り方、自分の名刺を出すタイミングや出し方など細かなルールがあり、ビジネスマナーセミナーでは最初に教える内容となっています。

電話応対

お客様と最初のコンタクトとなる可能性の高い電話応対。会社の代表として、しっかりとした受け答えができるよう、名刺交換と並んで重要なスキルといえます。電話応対研修では、会社の代表としての心構えと考え方を学び、電話の受け方やかけ方、挨拶や名乗り方、話すスピードやトーン、要件の聞き取り方、メモの取り方等のスキルを習得していきます。こちらも先輩社員がお客様となり、後輩社員に指導するパターンが多いです。
業務として日常的に行っていることにもそれぞれマナーやルールがあります。

ビジネス文書・eメールのマナー

最近は、リモートワークも普及し、eメールやチャットでのやり取りも増えてきています。eメール、ビジネス文書ともに、社外か社内、内容によって書き方が変わってくるため、本研修ではその違い、内容、ルール、構成等について学んでいきます。また、簡潔かつ的確に書くための書き方の基本、ビジネス文書の種類、推敲の仕方など、実践的なスキルを身につけます。

ビジネスマナー研修の方法

ビジネスマナー研修の開催方法は大きく分けて3種類です。それぞれの方法について特徴やメリット・デメリットを紹介します。

①対面・集合型

対面の研修は、参加者が1カ所に集まり、目の前で講師から講義を受ける方法です。
講師と直接話せるため、わからない点をすぐに質問して解決できます。ロールプレイングなど実技を取り入れながら実践的に学ぶことも可能です。

対面のデメリットとしては、研修担当者が場所や機材の準備をしなければならず、コストや主催者側の労力面で手間がかかってきます。また、オンラインに比べて人数が限られるため、講師によって研修内容や習得レベルにばらつきがみられる場合もあります。

②オンライン

オンライン研修は、web会議ツール等を使用し、オンラインで講師と参加者が双方向でコミュニケーションを取りながら進めていく研修方法です。
ライブ配信なので、その場で講師にわからない点を質問することができ、参加者同士も意見を交換し合えます。オンラインでは受講者が好きな場所から参加でき、1000人以上の大人数に対しても一度で開催できるのもメリットです。開催費用に関しても、最低、インターネットとパソコンやタブレット等のデバイスがあれば、配信・参加可能なので、対面と比べて費用が少なくて済みます。
ただし、対面に比べ、ロールプレイング等のワークが難しく、講師の熱量が伝わりづらいというデメリットもあります。

③eラーニング・動画（ビデオ）

eラーニング・動画（ビデオ）での研修は、受講者が時間や場所を問わずに参加でき、反復学習ができるというメリットがあります。人によって就業時間が異なる職場やリモートワークが進んでいる会社でも取り入れやすい方法です。
また、対面やオンラインに比べて、会社ごとにサブスクリプションを購入するだけでよいので、コスト面でも安くすみます。

しかし、受講者は、リアルタイムで質問ができなかったり、スキルを習得する場合は視聴だけで実践が伴わないためにすぐに忘れてしまうというデメリットもあります。視聴後に、受講者の質問にチャットで答えるシステムを構築したり、eラーニングでスキルを学んだ後に会社でそのスキルを実践させて先輩社員がフィードバックする場を作ったりするなどのフォローが必要です。

ビジネスマナー研修を成功させるために必要な4つのポイント

ビジネスマナー研修を成功させるために必要なことは何でしょうか。開催者が押さえておくべきポイントについて解説します。

型だけでなく目的や意図も併せて理解させる

新卒の新入社員などを相手に、とりあえず型だけ覚えさせるというやり方でビジネスマナーを教え込むことがあります。そのような研修の場合、受講後、「こんなマナーを覚えても役に立つわけがない」「どこで使えばいいのか思い浮かばない」といった声が聞かれても仕方ありません。参加者がなぜこのようなことをするのかを理解できず、実際の場面では使うことができないからです。

ビジネスマナー研修を成功させたければ、型を教えるだけにとどめず、それぞれのマナーにどのような意味や目的があるのかというところまでしっかり理解させるようにしなければなりません。

具体的な行動に落とし込めるようにする

一通りビジネスマナーを頭に詰め込んでも、それを実際に使えなければ意味がありません。
実際のビジネスの場で、その場にふさわしい言葉遣いや態度が自然に出てくるようになって初めて身に付いたといえます。
成功させるためには、ただ知っているという段階では終わらせず、業務で適切に使い分けられる状態まで持って行かなければなりません。
覚えた知識を具体的な行動に落とし込めるように、実践的な方法も取り入れた研修にすることが大事です。

受講者に思いを伝えられる講師を選ぶ

ビジネスマナー研修は、どのような人を講師として選ぶかによって成否が分かれます。
マナーの大家と呼ばれるような有名講師を招きさえすれば成功するというものではありません。
参加者が委縮し、不明な点があってもなかなか質問できないようでは、かえって効果が上がりにくくなってしまいます。
参加者の年齢層や習熟度に合わせ、ビジネスマナーの必要性をわかりやすい言葉で伝え、参加者の心に訴えかけられる話し方をする人を講師として選ぶことが大切です。

研修後のフィードバックやフォローを行う

研修で学んだ知識やスキルを定着させるためにも、研修後は先輩社員や上司が受講生に対してしっかりと業務で再現できているかを確認したり、再度研修を振り返ったり、フィードバックやフォローしたりする機会を設けるようにしましょう。そうすることで、研修の目的を再認識でき、知識やスキルを習慣化できるようになります。

おすすめのビジネスマナー研修プラン5選

最後に、研修をぜひ成功させたいと思っている方におすすめしたいビジネスマナー研修プランを5つ選んで紹介します。

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