若者の文章作成力が低下!?そんなときこそビジネス文書研修で底上げを

近年、若者の文章作成力の低下が問題視されています。特にビジネスシーンでは、文章力の不足がコミュニケーションの障害となり、業務効率の低下を招くことも。

この記事では、若者の文章力低下の現状とその原因を探り、ビジネス文章力を向上させるための具体的な方法をご紹介します。

多くの上司や教員が感じる若者の文章力低下の事実

多くの上司や教員が、若者の文章力の低下を実感しています。日本漢字能力検定協会の調査(※1)によると、上司の84.5％が部下の文章にストレスを感じており、その主な原因は「必要な情報が不足している」ことです。

また、約65.6％の大学教員が学生の文章力不足を指摘しているとの調査結果(※2)もあります。これらのデータは、若者の文章力が低下している現状を如実に示しています。

文章力の低下は、「情報を正しく伝えられない」「相手に誤解をさせてしまう」といった問題を引き起こす可能性があり、特にビジネスの現場においては、適切な対策が必要です。

※1　参考：企業における上司・部下間の文章のやり取りに関する意識調査｜日本漢字能力検定協会
※2　参考：これからの教育と研究～大学生協教員調査 集計結果報告｜全国大学生活協同組合連合会

文章力が低下している要因

若者の文章力が低下している要因はどこにあるのでしょうか。ここでは、3つのポイントに焦点を当て、深掘りしていきます。

手書きの機会が減っている

SNSの普及やデジタル化が進んだ現代では、手書きの機会が大幅に減少しています。学校でもパソコンやタブレットを使った学習が主流となり、ノートを取る機会も少なくなっているのが現状です。京都大学の研究(※3)によると、手書きで漢字を練習することが文章作成能力に大きく影響することが分かっています。

また、活字離れが進むと、文章を読むことに対する抵抗感が生まれ、読解力の低下を招くと考えられています。文部科学省の調査(※4)では、21歳の若者の約60％が「１か月の間に読んだ紙の書籍は0冊」と回答しており、このうち電子書籍も0冊だった若者は約70％に上ることが明らかになりました。

インターネットの普及により、膨大な情報に触れる機会が増えた一方で、必要な情報を選び取る力や、情報を整理して理解する力が低下していると考えられます。

※3　参考：漢字の手書きは文章力の発達に独自の貢献をする｜京都大学
※4　参考：21世紀出生児縦断調査（平成13年出生児）　第21回調査｜文部科学省

文章の書き方についての知識がない

文章力は、いわゆる「頭の良さ」や「才能」とは関係がありません。重要なのは、文章の書き方についての「知識」です。構成の作り方や一文の長さなど、ちょっとしたポイントを知るだけでも、文章の読みやすさが格段に上がります。

分かりやすい文章とは、難しい表現が少なく、文章の構造自体も分かりやすいものです。しかし、多くの人はこの基本的なポイントを知らないために、文章が冗長になったり、要点がズレてしまったりします。

例えば、伝える順序がバラバラで、話が行ったり来たりするような文章では、分かりやすい表現を多く使っていたとしても、頭の中で整理しづらくなってしまいます。

文部科学省の「21世紀出生児縦断調査」(※5)でも、「若者の多くが読書習慣を持たない」と指摘されており、これが文章力の低下につながっていると見られています。裏を返せば、読書を通じて良い文章の構成や適切な長さを学ぶことで、文章力向上の改善が見込めるのです。

※5　参考：21世紀出生児縦断調査（平成13年出生児）　第21回調査｜文部科学省

読み手に対する想像力が不足している

良い文章を書くためには、「読み手の立場になって考える力」や「相手の心情を理解する力」が必要です。しかし、多くの若者はこの想像力が不足しているため、一方的で読み手に伝わりにくい文章を書いてしまいます。

これは、小説などを読む機会が減っていることも影響しています。特に若者は、登場人物の感情や心の動きを理解するのが苦手な人が多いです。他者の立場に立って考える力が不足していると、読み手にとって分かりやすい文章を書くことが難しくなります。

例えば、ビジネスで使用する文書だからといって、専門用語や難しい表現を多く使ってしまうケースが多く見られます。専門分野に詳しい相手なら良いかもしれませんが、読み手によっては理解しにくい文章となってしまうこともあるでしょう。

読む人が誰であるかを考え、その人に合わせた言葉遣いや説明を工夫することが大切です。

ビジネスシーンにおける文章作成能力の必要性

テクノロジーが進化し、AIが文章を作成できる時代になった今、「文章力は必要ないのでは」という声もあるかもしれません。しかし、文章力は依然として重要なスキルです。ここでは、ビジネスシーンにおける文章作成能力の必要性について、詳しく見ていきましょう。

優れた文章は業務効率を高め、生産性を向上させる

伝わりやすい文章を書ける力があると、読み手に情報を正確に伝えられるため、誤解やトラブルを避けられます。メール・資料作り・企画書・報告書など、あらゆるビジネス文書において効果を発揮するでしょう。

特に、要点を簡潔にまとめる能力は、社内外でのコミュニケーションを円滑にし、業務のスピードアップにつながります。また、文章力を養うことで、報告・連絡・相談（報連相）の質が向上し、組織全体の生産性を高めることも期待できます。

飛躍した話に思えるかもしれませんが、実際に文章力の良し悪しは、組織のあらゆるコミュニケーションに影響を与えます。例えば、プロジェクトの進捗報告を行う際に、要点を的確にまとめられていれば、関係者が必要な情報を瞬時に正しく理解でき、意思決定のスピードが上がります。

文章で相手に正しく分かりやすく伝えられる能力があれば、業務の効率化が進み、時間の節約やコスト削減にもつながるのです。

信頼できる人物であると評価される

メールやチャットなど、テキストコミュニケーションが正確な人ほど、「仕事において信頼を得やすい」「成果を上げやすい」と言われています。リモートワークが普及し、対面でのコミュニケーションが減る中、文章は「その人の仕事能力を判断する重要な材料」と捉えられているのです。

読みやすく分かりやすい文章は、読む人に丁寧で親切な印象を与えます。また、誤字脱字が少ない文章には、自然と「この人は信頼できる」と思わせる力があります。

しかし、ミスが多い文章はどうでしょうか。「今回は間違っていないかしら」と相手に不安を与え、信頼を損なう原因にもなりかねません。正確な文章を書く能力は、ビジネスにおいて重要なスキルです。

説得力のあるコミュニケーションも可能に

文章を書く力が優れていると、情報を的確に伝えられるだけでなく、自分自身の意図や感情を適切に表現できます。これは、文章に限ったことではありません。文章力を鍛えると、文章以外のコミュニケーションでも説得力のあるやり取りができるようになるのです。

情報を正しく伝えるだけでなく、感情や意図を適切に表現する力が身につくため、対面での会話やプレゼンテーションでも効果を発揮します。取引先への挨拶や、部下に労いの言葉をかける際など、意図や感情を正確に伝えたい場面は意外と多いものです。

また、感情や意図が適切に伝われば、信頼関係を築きやすくなります。特に営業職やマネジメントなどの役職において、説得力のあるコミュニケーションを取れる人材は重宝されるでしょう。

文章作成能力向上にはビジネス文書研修がおすすめ

文章力を上げるには、読書習慣をつける・要約を繰り返す・文章力向上に関する本を読み独学で学ぶ、などの方法があります。しかし、どの方法も時間がかかるものばかりで、忙しいビジネスパーソンにとっては効率的とは言えません。

また、習得する優先順位は低くなりがちで、モチベーションを保ちづらいのが現状です。多くの企業では、ビジネス文書の重要性を理解しつつも、「他の業務に追われて研修の時間を確保するのが難しい」と感じています。

そこで、社員の文章力を高める方法として人気が高い「ビジネス文書研修」がおすすめです。ビジネス文書研修を受けることで、文章作成のテクニックだけでなく、良い文章を書くために必要な能力も学べます。

例えば、文章の適切な長さや構成の作り方を理解することで、情報を効果的に伝えるためのスキルが身につきます。また、研修を通じて、文章力を鍛えることで「業務効率や生産性も向上する」ということを実感できれば、モチベーションも高まるでしょう。

ビジネス文書研修は、単なるスキルアップだけでなく、組織全体のコミュニケーションを活性化し、業務の質を向上させるのです。

ビジネス文書研修のメリット

文章力の低下とともに、ビジネス文書研修の必要性が高まっています。ここでは、研修を開催することで受講者が得られる3つのメリットについて、詳しく解説します。

1.実践的な文書作成のコツを効率的に学べる

ビジネス文書研修では、現場ですぐに役立つ文書作成のコツを効率的に学べます。

例えば、「1文は60字程度にする」「主語と述語を明確にする」「内容は具体的かつ正確にする」といった基本的なルールがあります。これらを学ぶことで、読み手に伝わる文書を作成するスキルが身につくのです。メール・報告書・企画書など、さまざまなビジネス文書を効果的に作成できるようになります。

さらに、研修では実際の業務を想定した演習が行われるため、学んだ知識をすぐに実践に移せるのもメリットです。最短1〜2日で文書作成のポイントを習得でき、業務全体の生産性も高まります。もう少し時間をかければ、より高度なビジネス文章を作成できるようにもなります。

2.スキルのばらつきを減らせる

ビジネス文書研修では、受講した社員が同じカリキュラムを学びます。そのため、個々の習熟度に差が生まれにくく、組織全体で均一なレベルの文書作成能力を持つことが可能です。

特に新入社員を対象にした研修では、学生時代の経験に関係なく、全員がビジネス文書の基本スキルを身につけられます。

全員が同じ基準で文書を作成できれば、社内外のコミュニケーションも、より円滑になります。業務の効率化にもつながり、組織全体のパフォーマンスが向上するでしょう。

講師のフィードバックを受けられる

ビジネス文書研修の中には、個別にフィードバックを受けられるものもあります。プロの講師に添削してもらうことで、社員が自分の文章の弱点を把握でき、改善もしやすいです。

また、研修中に実施される演習では、実際に自分で作成した文書について、講師や他の受講者からその場でアドバイスを受けられる場合もあります。理論だけでなく実践的なスキルも身につけられる点がメリットです。

自分の文章が「どのように読み手に伝わるか」を客観的に理解できれば、文章力も磨かれます。自己学習では得られない貴重な学びとなるでしょう。

ビジネス文書研修で学ぶ内容

ビジネス文書研修では、「必要な情報を読み手に効果的に伝えるコツ」「分かりやすいビジネス文書を作成するポイント」などが身につきます。受講者は、具体的に、以下の内容を学びます。

ビジネス文書作成の基本マナー

ビジネス文書を作成する際には、まず目的を明確にし、誰が読むのかを考えることが大切です。その上で、相手にとって簡潔で分かりやすく、誤解を招かないように書く必要があります。必要に応じて、敬語や丁寧な表現を使い、相手に対する敬意を示すことも大切です。

書き終えたら誤字脱字がないかを確認します。基本マナーを守ることで、信頼性の高いビジネス文書を作成できます。

伝わる文章・伝わらない文章の違い

ビジネス文書には、必ず読み手が存在します。そのため、読み手が何を知りたいかを考えなければなりません。

伝わりやすい文章は、読み手の立場や背景を理解し、簡潔で明確に要点を伝えるものです。一方、伝わりにくい文章の多くは、情報が散漫で、読み手の視点が欠けている傾向にあります。

研修では、読み手の立場を考えた上で、必要な情報を整理し、簡潔にまとめる練習を行います。何度か繰り返すうちに、相手にしっかりと伝わる文章を作成するスキルが身につくでしょう。

文章を構成するポイント

ビジネス文書を作成する際には、まずアウトライン（構成）を作成することが重要です。一見すると遠回りのように思える工程ですが、アウトラインを作ることで伝えたい内容の全体像を把握し、整理できます。文章の構成が明確になり、無駄な情報を省けます。

また、文書の目的や読み手を意識し、必要な情報を適切に配置することも重要です。「段落ごとの主題は一つまでにする」など、読み手にとって理解しやすい文書作成のポイントを抑えましょう。

個別添削

ビジネス文書研修の中には、受講者が実際に作成した文書に対して、個別にフィードバックを行うものもあります。個別添削では、「自分の文章のどこが良くて、どこが改善点なのか」を具体的に把握できます。

ビジネス経験豊富な講師がフィードバックを担当するため、実践的なアドバイスが得られる点がメリットです。個別添削で明確になった課題を改善していくことで、効率的にビジネス文書作成力を磨けます。実務に直結したスキルアップが期待できるでしょう。

おすすめのビジネス文書研修プラン6選

当社でも、ビジネス文書の作成に必要なスキルを磨くための研修プランを多数ご用意しています。以下に、ビジネス文書研修のおすすめプラン6つをご紹介します。

社員の基礎スキル強化に!ビジネス文書研修の開催がおすすめ

多くのビジネスパーソンが自分の文章力に課題を感じながらも、改善の機会を得られないまま過ごしてしまうことがあります。社員が自らの課題を明確にし、実践的なスキルを身につけるためには、ビジネス文書研修の開催がおすすめします。文章力を磨くことで、仕事の効率化や成功につながるでしょう。

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